Внедрение 1С:Документооборот Корп в Современные Фонды Недвижимости
Внедрение 1С:Документооборот Корп в Современные Фонды Недвижимости
30.12.2022
Москва
ООО «СФН» развивает коллективные инвестиции в коммерческую недвижимость. Компания управляет закрытыми паевыми инвестиционными фондами (ЗПИФ), инвестирующими в недвижимость: склады и логистические комплексы, центры обработки данных, торгово-развлекательные и офисные центры.
Цели и задачи проекта
Основной целью внедрения стало повышение эффективности работы с корпоративными документами и контроль исполнения поручений.
Задачи проекта включали:
- автоматизацию процессов обработки входящей, исходящей и внутренней документации;
- сокращение времени поиска и согласования документов;
- повышение прозрачности исполнения задач;
- создание единого электронного архива;
- обеспечение надежного контроля над поручениями и делопроизводством.
Ситуация до начала проекта
До начала проекта организация использовала преимущественно бумажный документооборот и разрозненные цифровые инструменты, что замедляло процессы согласования и усложняло контроль исполнения задач. Руководство компании обозначило необходимость создания единой цифровой среды с удобными интерфейсами для пользователей различных подразделений, а также обеспечения контроля исполнения поручений.
Выбор продукта
Решение было принято в пользу «1С:Документооборот КОРП» — надежной системы электронного документооборота с широкими возможностями настройки, развитой системой маршрутов и встроенными средствами контроля исполнения задач.
Описание внедрения
- Первичная настройка системы: загрузка данных о структуре компании, заведены пользователи, заполнены справочники (Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты и др.).
- Настройка видов документов: Входящие письма; Исходящие письма; Внутренние договоры.
- Разработка и настройка шаблонов документов по каждому виду.
- Автоматизация маршрутов работы с документами: регистрация, согласование, утверждение, подписание, контроль исполнения.
- Разграничение прав доступа по ролям и структурным подразделениям.
- Настройка отчетности по контролю поручений и документооборота.
- Подготовка пользовательской документации и проведение обучения сотрудников.
Организация работ по проекту
Для реализации проекта применялась модульная технология внедрения, включающая:
- Сбор требований от подразделений;
- Настройку типового функционала с учетом специфики отрасли;
- Внедрение модулей: “Входящие документы”, “Исходящие документы”, “Учет договоров”;
- Этап опытной эксплуатации и обучение персонала.
Результаты проекта
В результате проекта:
- Вся документация ведется в единой системе, исключены потери и дублирование документов;
- Повышена скорость согласования и исполнения документов;
- Реализован полный контроль статуса обработки документов и исполнения поручений;
- Руководители получили прозрачный механизм контроля задач и исполнительской дисциплины сотрудников;
- Создан электронный архив документов с возможностью быстрого поиска.
Дополнительные работы и сопровождение
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС;
- Предоставлены методические материалы и доступ к линии консультаций;
- Осуществляется поддержка пользователей и обновление системы.
