Функциональные требования на внедрение 1С:Документооборот

Грамотно сформированные функциональные требования — фундамент, на котором строится успешное внедрение 1С:Документооборот в организации. Они определяют, какие именно задачи должна решать система и каким образом будет организована работа пользователей. От их качества зависит не только корректность настроек и доработок, но и прозрачность всех последующих этапов внедрения.

Зачем формировать функциональные требования

Во-первых, функциональные требования ложатся в основу технического задания и гарантируют, что система будет выполнять именно те задачи, которые нужны заказчику.

Во-вторых, это инструмент контроля и управления проектом. Четко зафиксированные требования служат ориентиром для команды проекта, помогают сравнивать результат с изначально поставленными целями.

В-третьих, это способ избежать «разрастания» проекта: документ с требованиями ограничивает круг процессов, которые нужно автоматизировать, и позволяет удержать сроки и бюджет.

Как формируются функциональные требования

Подрядчик в ходе обследования бизнес-процессов заказчика собирает информацию о его потребностях и пожеланиях. Список велик и охватывает как общие параметры системы, так и конкретные процессы документооборота. Например, важно определить:

• структуру базы (централизованная или распределенная), предполагаемое количество пользователей и возможные пики нагрузки;
• требования к делопроизводству — ведение процессов для одной или нескольких организаций, необходимость сквозного согласования документов;
• сервисные возможности: использование электронной подписи, шифрование данных, работу через браузер и мобильные устройства, встроенную почту, автоматическую отправку уведомлений;
• политику прав доступа — разграничение по подразделениям, видам документов, ролям пользователей, использование грифов доступа;
• интеграцию с другими системами 1С и сторонними решениями, перенос справочников и исторических документов;
• правила хранения документов: версионность, учет физических архивов, уничтожение по срокам хранения и многое другое.

Результат

Подробно описанные функциональные требования становятся рабочей картой для разработчиков и заказчика. Они позволяют оценить масштаб и цену внедрения 1С:Документооборот, планировать ресурсы и избегать непредвиденных расходов. Такой документ не только снижает риски проекта, но и повышает шансы, что система будет соответствовать реальным бизнес-процессам компании с момента запуска.