Оптимизация документооборота. Структура предприятия

Для чего менять?

Это тот вопрос, который могут задавать себе руководители. Если компания работает и получает прибыль, то, наверное, она и так достаточно эффективна, поэтому менять ничего не нужно. Кроме того, существует ряд опасений, связанных с изменениями в структуре. Все это верно, и определенные риски для компании существуют, как и риски при любых изменениях.

В каких случаях организационная структура предприятия нуждается в изменениях?
Как правило, необходимость в структурных изменениях возникает в силу нескольких причин:

1. Изменение ситуации на рынке.

2. Изменение целей и стратегии компании.

3. Активный рост компании.

Структурные проблемы прямо и косвенно влияют на работу организации:
• оперативность получения информации и принятие решений;
• возможность определить ответственность, контроль за выполнением задач;
• соответствие персонала занимаемым должностям;
• оптимальная численность штата;
• использование рабочего времени руководителей;
• согласованность действий отдельных подразделений.

Работа по оптимизации структуры необходима для того, чтобы устранить расхождение между тем, как видит структуру руководитель компании, какая она на самом деле и какой должна быть с точки зрения консультантов, учитывая цели и специфику организации.

Кроме того, оптимизация структуры позволяет устранить часть конфликтов, возникающих в связи с неопределенностью ответственности за решение задач, повысить оперативность принятия решений, систематизировать поступление необходимой информации, убрать ненужные связи и сделать процессы более быстрыми и эффективными.

Последствия изменения организационной структуры предприятия:

1. Перераспределение задач. Кто-то из сотрудников лишится части полномочий, кто-то будет вынужден выполнять дополнительную работу. Изменения в структуре могут привести к недовольству сотрудников и конфликтам. Однако перераспределение задач позволит использовать сотрудников более эффективно, а правильно закрепленные задачи дадут возможность быстрее их решать, что повысит оперативность работы компании.

2. Изменения в штате — сокращение одних сотрудников, поскольку их функции будут перераспределены между другими. При этом плюсом будет то, что сокращение ненужного персонала высвободит дополнительные финансовые ресурсы, площади и технику.

3. Решение новых задач потребует от сотрудников новых знаний и навыков. Однако это позволит сотрудникам более полно реализовать свои способности, что положительно скажется на мотивации.

4. В ходе закрепления функций может возникнуть необходимость в новой должности, на которую придется искать специалиста со стороны. При этом закрепление группы задач за отдельным специалистом позволит разгрузить других сотрудников и сконцентрировать усилия в одной области.

Процессы фиксации, согласования и актуализации изменений организационной структуры и связанных с ней документов могут быть поддержаны средствами автоматизации, например с использованием системы 1С:Документооборот.