Кто в компании отвечает за документооборот

Важность распределения ответственности

Четкое распределение ответственности за организацию документооборота в компании позволяет избежать сбоев в работе системы, повысить эффективность бизнес-процессов, обеспечить максимальную отдачу от внедрения 1С:Документооборота.

И наоборот: размытая ответственность ведет к тому, что система используется неэффективно, а многие сотрудники предпочитают обходить ее стороной, продолжая работать по старинке.

Кто должен контролировать потоки документов, настраивать систему, следить за корректностью данных? Если эти вопросы остаются без четких ответов, неизбежны проблемы:

• Снижение эффективности: при пересечении функций разных специалистов задачи либо не решаются вовсе, либо выполняются некачественно.
• Отсутствие стимулов к профессиональному росту: сотрудники не понимают, какие компетенции им следует развивать, поскольку их роль в системе документооборота четко не определена.
• Разрыв в коммуникациях: пользователи системы не знают, к кому обращаться с вопросами, что препятствует своевременному решению проблем.

Оптимальное распределение ролей в документообороте

Успешные компании выстраивают четкую структуру ответственности за документооборот. Обычно она включает следующие ключевые роли:

1. Служба документооборота

Это выделенное подразделение, которое:

• Формирует методологию документооборота.
• Разрабатывает регламенты работы с документами.
• Определяет роли в организации документооборота.

2. Руководитель службы документооборота

Отвечает за:

• Соблюдение в компании стандартов документооборота.
• Эффективное использование системы.
• Развитие системы.

3. Делопроизводитель

Обеспечивает:

• Обработку входящих и исходящих документов.
• Контроль исполнения документов.
• Формирование номенклатуры дел.

В зависимости от структуры компании и выбранной методологии документооборота может быть организована централизованная регистрация документов или назначены локальные делопроизводители в подразделениях.

4. Администратор системы

Зона ответственности:

• Настройка и обслуживание СЭД.
• Обеспечение бесперебойной работы системы.
• Резервное копирование данных.
• Восстановление системы после сбоев.

5. Пользователь

Несет ответственность за:

• Корректное создание и заполнение документов.
• Своевременное согласование документов.
• Исполнение документов в установленные сроки.

Как наладить эффективное распределение ответственности

Для улучшения ситуации с документооборотом необходимо пройти следующие этапы:

• Аудит текущего состояния. Выявите проблемные зоны, в которых происходит замедление движения документов и возникают сбои.
• Разработка матрицы ответственности. Создайте документ, определяющий четкое распределение функций между всеми участниками документооборота.
• Создание должностных инструкций. Для каждой роли в системе документооборота разработайте чёткие инструкции с описанием обязанностей и полномочий.
• Разработка регламента по документообороту. Подготовьте единый документ, включающий все прописанные роли и их взаимодействие.
• Обучение сотрудников. Организуйте обучение не только по работе с системой, но и по взаимодействию с коллегами в разных ролях.
• Внедрение системы мотивации Разработайте KPI и другие стимулы для повышения эффективности работы с документами.

Как 1С:Документооборот поможет навести порядок

Система не только автоматизирует процессы, но и помогает выявить и устранить слабые места. 1С:Документооборот предоставляет статистические отчеты, которые помогут провести аудит документооборота и правильно его реорганизовать. Это:

• Отчеты о движении документов.
• Данные о трудозатратах сотрудников и подразделений.
• Аналитика по срокам задач и проектам.

Заключение

Правильно организованная система ролей и четко прописанные функции каждого участника позволяют добиться максимальной эффективности документооборота, избежать сбоев и обеспечить поддержку бизнес-процессов компании.

Начните с аудита текущего состояния документооборота и разработки матрицы ответственности — это позволит трансформировать систему работы с документами и значительно повысить эффективность бизнеса.