Разработка и внедрение системы Электронного архива для арендных сделок на базе 1С:Документооборот КОРП 2.1 в ООО «УКА»

ООО «УКА» — российская компания, специализирующаяся на аренде и лизинге легковых автомобилей и легких автотранспортных средств. Единственным учредителем является общество с ограниченной ответственностью «ВТБ Лизинг». Компания предоставляет услуги операционного лизинга для юридических лиц, включая формирование автопарка под ключ, обслуживание автомобилей, гибкие условия страхования и финансирование техники с пробегом.

Цели и задачи проекта

Основные цели внедрения:

• организация структурированного и упорядоченного хранения электронных документов и ключей транспортных средств в едином хранилище;
• обеспечение сохранности информации и надежного хранения файлов разных форматов;
• соблюдение режима конфиденциальности и разграничение прав доступа в соответствии с внутренними регламентами компании;
• поддержка жизненного цикла документов и ключей транспортных средств, контроль их актуальности и местонахождения;
• обеспечение быстрого поиска документов и формирования управленческой и аналитической информации;
• возможность массовой выгрузки электронных документов по налоговым и аудиторским запросам.

Для реализации проекта в качестве основы была выбрана действующая информационная система компании на платформе 1С:Документооборот 8 КОРП.

Ход реализации

Проект выполнялся по технологии проектного внедрения с фиксированным объемом работ и четким календарным планом.

Этапы проекта включали:

• обследование и проектирование: сбор и систематизация требований, формирование документа «Функциональные требования»;
• разработку и настройку прототипа: создание интеграции, механизмов миграции данных, первичная выверка;
• подготовку к опытно-промышленной эксплуатации: обучение пользователей, разработка документации, перенос системы на предпродуктивный контур;
• опытно-промышленную эксплуатацию: развертывание, отладка и ввод в рабочий контур;
• доработку в соответствии с требованиями: миграция данных из файлового хранилища, разработка отчетов и механизма автоматизированной выгрузки документов для ФНС.

Выполненные работы:

• настройка и адаптация конфигурации 1С:Документооборот;
• параметрические настройки и заполнение НСИ;
• настройка видов документов и связей между ними;
• формирование групп пользователей и настройка прав доступа;
• разработка «дерева сделки», объединяющего все сделкообразующие и сопровождающие документы;
• интеграция с системой 1С:АТС («Аренда транспортных средств»);
• перенос исторических данных из файлового хранилища.

Архитектура системы и функционал

В рамках проекта были разработаны подсистемы:

• Электронное хранилище документов: регистрация и учет приема, выдачи и возврата документов и ключей, архивирование, автоматическое размещение документов и расширяемая структура хранения.
• Массовая выгрузка документов: автоматический подбор и выгрузка файлов на основании запросов из бухгалтерской и налоговой отчетности.
• Отчетность: формирование статистических и управленческих отчетных форм.

Настроена интеграция с системой 1С:АТС для регулярной загрузки документов по арендным сделкам.

Параметры работы системы:

• видов документов – 78;
• доработанных отчетов – 9;
• вводимых документов в день – до 450;
• среднее число строк в документе – 10;
• объем базы – 1900 Мб;
• одновременно работающих клиентов: до 100 (толстый клиент).

Особенности и уникальность проекта

• Реализована сложная архитектура для хранения документов в виде иерархических деревьев с регистрами и справочниками для детализированного учета и аналитики.
• Осуществлена масштабная миграция исторических данных: автоматическое создание карточек документов на основе файлов из старого хранилища с привязкой к нужным документам в соответствии с иерархией.
• Создана многопользовательская система, позволяющая вести «смешанное досье по сделке» — сканы документов, электронные файлы и учет ключей ТС в одном хранилище.

Результаты проекта

В результате проекта компания получила:

• автоматизацию 200 рабочих мест;
• структурированное хранение документов и ключей по арендным сделкам;
• повышение эффективности бизнес-процессов ведения архива;
• удобный поиск и подбор документов, включая запросы контрольных органов;
• автоматизированные процессы учета и хранения документов/ключей транспортных средств.

Экономический эффект:

• сокращение трудозатрат сотрудников архива на 30%;
• ускорение получения управленческой отчетности на 70%.