Как вместе с 1С:ДО внедрить новую культуру работы с документами?

Внедрение системы электронного документооборота требует не только технической настройки, но и изменения рабочих привычек сотрудников. Даже самая функциональная и удобная СЭД не принесет ожидаемой отдачи, если пользователи продолжают работать «по старинке», в обход системы: не фиксируют свои действия в системе, дублируют задачи вне программы, возвращаются к бумажным документам.

В этой статье мы расскажем, как распознать и решить эту проблему.

Признаки «обхода системы»

Вот ключевые маркеры, которые сигнализируют, что сотрудники продолжают работать «по-старому» и пытаются обойти 1С:Документооборот.

Регистрация документов с опозданием

Документы попадают в систему спустя дни или недели после фактического получения. Это искажает хронологию событий, тормозит обработку документов, усложняет контроль.

Согласование документов вне системы

Обсуждения и согласования документов проходят в электронной почте, мессенджерах, по телефону без фиксации в 1С:Документообороте. Документ может «застрять» на любом этапе согласования – и другие согласующие об этом не узнают. Если понадобится восстановить историю событий и выявить ошибки, сделать это будет очень сложно.

Избегание типовых маршрутов согласования

Сотрудники просят «ускорить» процессы, минуя стандартные этапы согласования, или напрямую передают документы руководителям. Это нарушает установленные правила работы, ослабляет контроль, вносит хаос в процессы.

Дублирование данных вне системы

Ведутся параллельные списки, таблицы или журналы в Excel, Word или на бумажных носителях. Сотрудники периодически возвращаются к практике подписания документов на бумажных носителях. Это снижает актуальность данных в системе и создает точки расхождения информации.

Уклонение от освоения системы

Сотрудники не участвуют в обучении, откладывают знакомство с функционалом, не задают вопросов по работе с программой. Это сигнализирует о внутреннем сопротивлении изменениям.

Каждый из этих маркеров может показаться незначительным, но в совокупности они снижают эффективность системы документооборота, порождают ошибки в обработке документов, задержки в согласовании, усложняют контроль за процессами.

Как внедрить новые рабочие привычки

Чтобы система документооборота работала как единое пространство взаимодействия, важно целенаправленно формировать новые привычки. Вот базовый чек-лист:

1. Регистрировать документы сразу при получении

Не откладывайте регистрацию «на потом». Заведите правило: каждый входящий документ — сразу в систему, без промежуточных папок, черновиков и без отложенного ввода.

2. Выполнять все рабочие действия в системе

Превратите систему в основное пространство для работы с документами, письмами, задачами, проектами, мероприятиями. Личная переписка — в личных мессенджерах, работа — только в системе.

3. Использовать стандартные маршруты согласования

Изучите и применяйте типовые маршруты. Они помогут избежать ручного контроля и обеспечат одинаковый подход к согласованию всех документов.

4. Закладывать время на работу с системой в ежедневный график

Планируйте работу в системе так же, как встречи или совещания. Например, выделяйте каждый день определенное время для обработки документов и выполнения задач.

5. Регулярно повышать квалификацию по работе с системой

Посещайте внутренние обучающие сессии и онлайн-курсы, читайте инструкции, задавайте вопросы коллегам и наставникам. Чем больше вы знаете о возможностях системы, тем легче интегрировать ее в повседневную работу.

6. Демонстрировать результативность использования системы на практике

Подчеркивайте успешные кейсы применения системы: быстрые согласования, легкий поиск документов, уменьшение количества ошибок. Это мотивирует команду использовать систему чаще.

Заключение

Освоение системы электронного документооборота — не столько технический, сколько организационный процесс. Поэтому при внедрении системы необходимо уделять особое внимание формированию новых рабочих привычек у пользователей.

Стремление пользователей решать задачи в обход системы свидетельствует о проблемах с ее освоением. Выявляя маркеры «обхода системы» и формируя новые привычки, вы создаете условия для надежной, прозрачной и управляемой работы всей компании в 1С:Документообороте.

Такой подход не требует сложных решений, но нуждается в настойчивости и системности. Маленькие изменения в ежедневных действиях сотрудников складываются в устойчивый результат — систему, которая действительно работает на бизнес.