Что нельзя подписывать в КЭДО?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) упрощает жизнь компаниям: трудовые договоры, графики отпусков и целый ряд других документов теперь можно оформлять онлайн с помощью электронной подписи. Это снижает расходы и ускоряет процессы. Однако закон всё же устанавливает ограничения — не каждый документ допустимо перевести в электронный формат.

Какие документы разрешены

Большая часть кадровых бумаг может быть подписана в системе КЭДО. Среди них: трудовые договоры и дополнительные соглашения, заявления и согласия сотрудников, графики отпусков, сменности и вахт, а также уведомления, локальные нормативные акты и приказы работодателя (за исключением увольнений). Все эти документы признаются юридически значимыми без обязательного дублирования на бумаге.

Что остаётся только в бумажном виде

Есть ряд документов, которые по нормам Трудового кодекса и профильных регламентов обязаны оформляться на бумаге:

• приказы об увольнении (для дистанционных работников допускается электронное оформление, но обязательно с последующим бумажным экземпляром);
• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акты о несчастных случаях на производстве по формам Минтруда;
• журналы регистрации инструктажей по охране труда.

Эти исключения связаны с требованиями законодательства и правилами охраны труда, поэтому перенос их в КЭДО невозможен.

Почему это важно

Переходя на электронный формат, компания должна корректно определить перечень документов, которые переводятся в КЭДО. Соблюдение правил позволяет избежать претензий со стороны контролирующих органов и правовых рисков. В работе удобно использовать сервис 1С:Кабинет сотрудника, интегрированный с 1С:Документооборотом: он поддерживает весь список разрешённых документов и помогает выстроить процесс без ошибок.

При выборе решения стоит учитывать не только функционал, но и практические моменты — например, какая будет цена КЭДО. Это позволит понять, насколько проект окажется выгодным именно для вашей организации.

Более подробно о первых шагах подключения можно прочитать в статье «Как подключить кабинет сотрудника».