Для чего нужен 1С:Архив

В компаниях накапливаются документы, которые должны храниться десятилетиями: управленческие, кадровые, финансовые. Для таких материалов требуется не просто место хранения, а система, способная обеспечить юридическую значимость, контролируемый доступ и соответствие архивным требованиям. Именно эту задачу решает 1С:Архив электронных документов.

Основное назначение системы — организация долговременного хранения документов со сроками свыше 10 лет. В отличие от оперативных информационных систем, архив строится по правилам архивного дела: с учетом экспертизы ценности, строгой структуры фондов, регламентированного доступа и последующего уничтожения документов по установленным срокам.

1С:Архив используется как централизованное корпоративное хранилище. В него передаются документы из разных систем, при этом сохраняется весь контекст работы: реквизиты, связи между документами, визы, резолюции и сведения об электронных подписях. Это позволяет в любой момент восстановить историю документа и подтвердить его подлинность.

Отдельную роль система играет в обеспечении юридической силы электронных документов на протяжении всего срока хранения. Архив поддерживает работу с электронными подписями и их актуализацию, что особенно важно при проверках, спорах и обращениях к документам спустя годы.

В результате компания снижает нагрузку на рабочие системы, упорядочивает архивный фонд и получает управляемую среду для хранения корпоративной информации. Для понимания практической стороны внедрения и подготовки системы к работе рекомендуем материал: «Как настроить 1С:Архив?»