Внедрение 1С-КПД:СМК в ООО «1С-КПД»

ООО «1С-КПД» – дочерняя компания Фирмы "1С". Специализируемся на внедрении «1С:Документооборот». С 2009 года занимаем 1 место в рейтинге Центров компетенции 1С по документообороту. Самая большая команда по 1С:Документообороту.

Ситуация до старта проекта

До начала внедрения система менеджмента качества (СМК) в компании велась вручную, что значительно осложняло работу сотрудников и снижало эффективность управления процессами. Поддержание документации требовало больших трудозатрат, часто возникали ошибки при управлении версиями документов.

Отсутствие прозрачности статусов согласования и утверждения приводило к задержкам и несогласованности действий. Подготовка к внутренним и внешним аудитам занимала много времени и сил, а контроль выполнения корректирующих и предупреждающих действий оставался слабым.

Кроме того, не велся систематический анализ со стороны руководства, терялись результаты оценок и наблюдений. Сотрудникам было сложно изучать и соблюдать требования СМК, что снижало качество исполнения процессов. Также отсутствовала налаженная фиксация обратной связи — как от заказчиков, так и от коллег внутри компании.

Цели и задачи проекта

Основные цели внедрения:

• автоматизация ведения документации СМК;
• управление версиями документов;
• обеспечение прозрачности процессов согласования и исполнения;
• подготовка к внутренним и внешним аудитам;
• управление сроками пересмотра документов;
• упрощение поиска и доступа к документам;
• обучение сотрудников требованиям СМК;
• оценка качества предоставляемых услуг и анализ со стороны руководства;
• интеграция СМК-документов в бизнес-процессы организации;
• обеспечение непрерывного улучшения системы.

Ход реализации

Проект внедрения был выполнен поэтапно в соответствии с утвержденной дорожной картой.

1. Инициация проекта.
Создана проектная команда, утверждены цели, сроки и план-график работ. Определены ответственные и проведено установочное совещание.

2. Анализ требований и проектирование.
Проведен сбор и анализ текущих бизнес-процессов в области качества, интервью с владельцами процессов, формализация требований. По итогам разработано архитектурное решение и утверждено техническое задание.

3. Настройка и доработка системы.
Выполнена базовая настройка решения 1С-КПД:СМК, адаптация под процессы компании. Внедрен функционал по управлению несоответствиями, корректирующими действиями (CAPA), аудитами и документацией. Реализован механизм оценки удовлетворенности и маршрутизация согласований.

4. Тестирование и пилотный запуск.
Проведено тестирование, устранены замечания, получены первые отзывы пользователей.

5. Обучение сотрудников.
Подготовлены инструкции и проведены тренинги. Обучено 40 пользователей, создана база знаний по работе с системой.

6. Промышленный запуск.
Система переведена в промышленную эксплуатацию. Все подразделения начали использовать 1С-КПД:СМК.

7. Сопровождение и развитие.
Организована поддержка пользователей, начато развитие системы и управление изменениями.

Архитектура и функциональность системы

Структура системы построена по процессной модели управления компанией.
Папки и документы соответствуют направлениям деятельности, а дашборды, графики и отчеты обеспечивают руководителей актуальной аналитикой.
В системе реализованы показатели KPI, охватывающие все ключевые управленческие процессы.

Уникальность и особенности проекта

В рамках проекта настроены документы:

• политика и руководства;
• процедуры, регламенты, инструкции, чек-листы;
• приказы и распоряжения;
• протоколы совещаний и мероприятий;
• отчеты и журналы по качеству;
• корректирующие и предупреждающие действия (CAPA);
• протоколы по жалобам, несоответствиям, рискам;
• контрактная документация, связанная с СМК;
• записи по качеству и оперативные данные.

Автоматизированы ключевые процессы СМК:

• разработка и актуализация регламентов;
• проведение оценки удовлетворенности;
• обработка CAPA и жалоб;
• оценка рисков;
• анализ со стороны руководства.

Автоматизирован механизм проведения оценки удовлетворенности, а также реализован контроль и анализ внутренних и внешних аудитов.
Настроен модуль KPI, обеспечивающий комплексную оценку эффективности всех управленческих процессов компании.

Результаты проекта

В результате внедрения компания получила единое пространство для управления процессами системы менеджмента качества.
Система позволила централизовать документацию, упростить контроль за версиями, автоматизировать согласование и утверждение документов, а также повысить эффективность проведения аудитов и анализа со стороны руководства.

Экономический эффект

Эффект от внедрения

• снижение затрат на устранение несоответствий — на 30–60%;
• ускорение обработки несоответствий и корректирующих действий — на 35–50%;
• сокращение сроков утверждения и согласования документов — на 40–70%;
• снижение рисков неготовности к аудиту — до 90% уменьшено количество замечаний на сертификационных проверках;
• рост продуктивности службы качества — на 15–25%;
• снижение операционных затрат на документооборот — на 20–30%;
• повышение лояльности аудиторов, заказчиков и сотрудников — в 80% случаев отмечено улучшение восприятия прозрачности и точности данных.