С чего начать внедрение 1С:Документооборота из коробки?

Растущие компании неизбежно сталкиваются с проблемой масштабирования. Когда штат превышает 100–200 человек, неформальные методы управления перестают работать, возникает потребность в системном подходе. СЭД 1С:Документооборот представляет собой готовое решение для упорядочения бизнес-процессов без длительных и дорогостоящих консалтинговых и ИТ-проектов.

Преимущества системного подхода с 1С:Документооборот

Коробочная версия системы содержит все необходимые инструменты для перехода к регламентированной работе:

• Структурированное хранение документов и файлов.
• Встроенные инструменты управления бизнес-процессами.
• Готовая методология системной организации работы.

Внедрение происходит поэтапно, что позволяет сотрудникам постепенно адаптироваться к новым принципам работы. Компания 1С-КПД рекомендует начать с трех этапов, которые принесут быстрый результат.

Этап 1: Централизация корпоративной почты

Использование почты, встроенной в СЭД 1С:Документооборот, обеспечивает единое пространство для внешних и внутренних коммуникаций. Система позволяет:

• Вести переписку без выхода из рабочего окружения.
• Использовать корпоративные шаблоны оформления.
• Прикреплять файлы непосредственно из базы данных.
• Регистрировать письма как входящие документы и задачи.
• Использовать единые справочники контрагентов и сотрудников, исключая ошибки в адресации и наименованиях.

Функция доступа сотрудников к переписке друг друга обеспечивает совместную работу над сложными и ответственными задачами. После увольнения сотрудника его корреспонденция остается доступной для коллег.

Этап 2: Организация эффективной работы с задачами

В 1С:Документообороте управление задачами кардинально отличается от распространенной практики использовать для этих целей почту.

Система обеспечивает:

• Прозрачность процесса. Инициатор и исполнители задачи видят ее текущий статус, сроки выполнения, вложенные файлы.
• Контроль версий файлов. Все участники работают с актуальными версиями, видят правки и комментарии друг друга..
• Визуальный мониторинг. Встроенный виджет отображают ответственных, сроки выполнения и полную историю коммуникации по задаче.
• Персональный тайм-менеджмент. В системе можно ставить задачи самому себе.

Этап 3: Прозрачное согласование документов

Традиционные методы согласования — на бумажных носителей или в почте — создают информационные задержки и разрывы. Участники процесса вынуждены тратить много усилий, чтобы выяснить, у кого находится документ, и ускорить процесс.

1С:Документооборот обеспечивает полную прозрачность согласований:

• Текущий статус отслеживается в реальном времени.
• Участники могут совместно править, комментировать документ и сравнивать его версии.
• Все получают уведомления о необходимых действиях и нарушениях сроков.

Результат — многократное ускорение процедур подписания документов, решения задач, реализации проектов, заключения сделок.

Последовательное выполнение этих трех этапов позволяет:

• Устранить из работы сотрудников до 80% рутинных операций.
• Начать внедрение в компании единых стандартов работы. 
• Сформировать базу для дальнейшего развития системного подхода.

Как внедрить систему из коробки

Желающие приобрести 1С:Документооборот в Москве и других городах России могут сделать это в нашей компании. Клиенты 1С-КПД бесплатно получают:

• эталонную типовую настройку параметров системы, которая подходит 99% компаний;
• настройку 3 приоритетных видов документов,
• набор обучающих инструкций.
• индивидуальное обучение ключевых сотрудников,
• доступ к онлайн-курсу по настройке 1С:Документооборот 3.0,
• готовые методические материалы (приказ о вводе системы в работу, положение об электронном документообороте).

Как показывает практика, такой пакет дополнительных услуг и материалов обеспечивает быстрый старт и минимизирует адаптационный период для персонала.

Переход к системному управлению бизнесом не требует революционных изменений. Коробка 1С:Документооборот содержит все необходимые инструменты для качественных улучшений в организации работы при разумных затратах времени и денег.

Чтобы купить 1С:Документооборот в Москве или любом другом городе России, оставьте заявку на нашем сайте.