На что обратить внимание при внедрении СЭД Описание База знаний
На что обратить внимание при внедрении СЭД
1. Развитие ИТ инфраструктуры
Следует учитывать уровень ИТ-инфраструктуры Заказчика.
Заказчик, выбирая СЭД, зачастую выставляет требования по круглосуточной доступности и отказоустойчивости системы, но при этом не задумывается о том, что его компания находится на начальном уровне зрелости ИТ-инфраструктуры.
Внедрение и последующее развитие системы электронного документооборота в организации невозможно без учета концепции развития всей ее информационной системы.
ИТ-служба еще год назад могла отрапортовать о том, что сеть проложена, но, когда начинается внедрение СЭД, выясняется, что сеть до кабинетов доведена, но туда компьютеры не поставили, или тот компьютер, к которому она подведена, маломощный и может использоваться как печатная машинка, но не более.
Другая типичная ситуация. Сеть есть, она развита, много пользователей, все работают, а когда устанавливают СЭД, начинаются достаточно серьезные проблемы. Выясняется, что в сети «живет» много вирусов. В локальной работе они не мешают, но когда пользователи начинают работать в системе, весь этот зверинец начинает скакать от радости. Естественно, система не работает.
Поэтому до внедрения СЭД должны быть определены правила подключения ПК к сети, управление ресурсами, процессы администрирования, организовано централизованное управление, разработаны стандарты и политики:
· резервного копирования, управления системами;
· восстановления работоспособности оборудования;
· администрирования компьютеров и серверов;
· политики безопасности и управления доступом, а также стратегии их применения.
Далее организация должна докупать оборудование, содержать дополнительного администратора, приобретать антивирусные программы и т.д.
2. Роль ИТ-службы во внедрении
Часто в организациях на плечи ИТ-службы пытаются переложить все работы по внедрению СЭД. Это не верно. Основная роль ИТ-службы заключается в умении использовать информационные технологии так, чтобы достичь наибольшей эффективности с учетом развития предприятия. ИТ-служба должна являться координатором участия в проекте всех заинтересованных подразделений.
Основными владельцами системы должны быть делопроизводители, те профильные специалисты, которые будут регламентировать ведение справочников и учет документов. И именно они должны являться активными участниками внедрения и быть включены в проектную команду. Также рекомендуется координатором проекта со стороны заказчика назначить руководителя канцелярии или службы ДОУ, а ИТ-специалистов оставить в роли технических экспертов. Это повысит заинтересованность сотрудников компании в конечном результате.
3. Отсутствие документооборота.
Еще одним фактором, оказывающим существенное влияние на внедрение СЭД, является отсутствие в компании документооборота как такового. Если в организации не существует хоть сколько либо формализованного документооборота, то построение СЭД на неформализованных процессах невозможно и внедрение СЭД не решит проблемы, существующие в организации.
Первым этапом проекта в этом случае может стать анализ процессов и документопотоков организации, регламентация основных процессов документооборота, и только потом пилотный проект по их автоматизации.
4. Нормативная база
Следующий важный момент, на который следует обратить внимание при внедрении СЭД – это нормативные документы. Т.е. отсутствие формализованного документооборота и регламентов для пользователей, не заставит их работать в принципе. Мы все не любим писать отчеты, мы все не любим быть контролируемыми, поэтому если необходимо добиться результата, надо четко прописать «правила игры» для работников предприятия, и утвердить их в виде приказов, положений и инструкций. Т.е. четко им сказать, что будет именно так, а не иначе.
Для того чтобы электронный документ получил некую, хотя бы административную значимость в рамках организации, необходимо пройти несколько этапов формирования нормативной документации.
1. Первый уровень регламентации. Положение о документообороте или стандарт предприятия об электронном документообороте, где со ссылкой на государственный стандарт, на закон можно сказать, что в организации существует электронный документ и твердая копия документа. Они имеют определенные статусы, они формируются определенным образом, хранятся и взаимодействуют между собой. В этом документе также вводится понятие и принципы формирования ЭЦП.
2. Следующий уровень регламентации - непосредственно регламент работы с конкретным типом документов, например, инструкциями по делопроизводству или регламент по разработке, внедрению стандарта менеджмента качества, где мы расписываем конкретные стадии движения каждого документа, его состояние, форму, структуру, отношение пользователя с этими документами (т.е. кто, на какой стадии, какую роль выполняет).
3. Третий уровень регламентации – это должностная инструкция для персонала. В чем ее назначение? На самом деле это самый главный регламент. Если работник получает в электронном виде приказы и поручения, трижды в течении месяца игнорирует их, вы имеете полное право его уволить за невыполнение должностных обязанностей. И если сотрудник пойдет в суд с иском, то судебный исполнитель будет требовать регламент, на котором стоит подпись, печать и информация об ознакомлении сотрудника. Поэтому, если в инструкции этого специалиста не было записано, что он несет административную ответственность за все действия, который он в системе выполняет (т.е. если он нажал кнопку «ознакомлен», значит, он и в самом деле ознакомлен), то с него это невозможно потребовать.
5. Человеческий фактор
Нет системы более зависимой от человеческого фактора, чем СЭД:
1. Когда идет внедрение системы документооборота, в эту систему объединяются разнородные пользователи. У всех разные возраст, образование, половая принадлежность. У всех различные запросы и потребности.
2. Нет исполнителей, которые мечтают, чтобы их контролировали. Т.е. если вы начинаете внедрять СЭД, на следующий день к руководителю приходят сотрудники с претензиями: система не работает, она не удобна, у меня нет на это времени, почему я должна нажимать на эти кнопки, у меня и так работы хватает. И этот поток будет неиссякаем, потому что сотрудникам не надо, чтобы все видели, что они делают, чтобы их деятельность была упорядочена и прозрачна.
3. Фактор руководства. Отсутствие воли руководителя способно свести к нулю все попытки внедрения СЭД. Когда внедрение подобных систем инициируется со стороны руководителей среднего звена, когда директор не знает что такое документооборот и зачем он ему нужен, но решается на покупку и внедрение СЭД, исходя из принципа «попробуем, а там будет видно» - внедрение не состоится. Если руководителю не нужна СЭД, если у него нет воли - это не надо никому, внедрение утонет в мелкосаботажном процессе.
6. Обучение пользователей
Одним из обязательных требований при внедрении СЭД является обучение пользователей. Надо понимать, что пользователи сами не будут изучать документацию, они не будут спрашивать как лучше выполнить какую-то операцию, они сразу кинуться в самую гущу событий. Поэтому обучение пользователей это обязательное действие, которое должно заранее планироваться, учитываться и сразу же решаться. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Надо понимать, что достаточно сложно обучить даже половину сотрудников организации без отрыва от производства. Выходом из этой ситуации может быть организация дистанционного обучения или персонифицированного обучения непосредственно на рабочих местах. При составлении плана обучения необходимо делать упор на интерфейс, описание и разбор типичных рабочих ситуаций на конкретных примерах и документах, так как из-за загруженности сотрудников у них нет времени долго изучать различные справочные материалы.
7. Заблуждения.
Как и в любой другой области автоматизации, при внедрении СЭД у клиентов есть ряд ожиданий и иллюзий, которые, если их не развеять до внедрения, могут существенно помешать проекту и снизить эффект от него. Вот типичные заблуждения, с которыми можно столкнуться при внедрении СЭД.
1. Получение результата сразу после покупки: «Я же купил готовую систему», «Мы хотим купить и сразу работать». Если я купил телевизор и могу сразу его смотреть, почему я купил СЭД, она у меня уже несколько дней стоит и при этом не работает? Внедрение – это всегда процесс, процесс долгий. Внедрение документооборота требует выстраивания и перестройки процессов работы многих сотрудников.
2. Разница между ценой продукта и совокупной стоимостью владения. Когда мы приобретаем тот же телевизор, мы платим за него деньги и он за эти деньги работает. Когда мы говорим о СЭД, мы должны понимать что то что мы заплатили только за приобретение самого продукта, а это порядка 15% от тех затрат которые мы понесем по всему проекту. Яркий пример: для работы в системе вам необходимо обучить 20 пользователей в течении 1 дня, получается 20 рабочих дней или 1 человеко-месяц работы сотрудника который вырван из технологического процесса.
