Можно ли в программе регистрировать входящие и исходящие документы между юридическими лицами одной группы компаний?

       Если в «1С:Документооборот», в единой базе данных ведется документооборот по нескольким юридическим лицам, то существует необходимость регистрации входящих и исходящих документов между этими юридическими лицами.

       Для ведения списка юридических лиц, по которым ведется документооборот в программе, предусмотрен справочник Организации. Его отображение включается функциональной опцией «Учет по организациям»: Настройка и администрирование - Настройка программы - Делопроизводство - Учет по организациям.



       После включения этой функциональной опции в карточках документов появляется поле «Организация», которое указывает на принадлежность документа к юридическому лицу. Это поле будет соответствовать отправителю документа в исходящем документе и адресата во входящем документе.

       Получателем исходящего документа является контрагент — один из справочника Контрагенты. Таким образом, для ведения переписки между юридическими лицами в одной базе данных необходимо ввести эти юридические лица в справочник Контрагенты.

       Для переписки между этими юридическими лицами можно создать новые виды входящих и исходящих документов, например: «Переписка внутри холдинга», «Переписка внутри группы компаний».

       Также можно создать специальный вид связи, например, «Переписка внутри холдинга» и добавлять эту связь между документами.

       Рассмотрим пример

       Мы хотим отправить письмо из компании «Ромашка» в компанию «Лютик».

       При заполнении карточки исходящего документа следует указать в поле «Организация» компанию «Ромашка», в поле «Адресат» — компанию «Лютик».

       Входящее письмо в организации «Лютик» регистрируется как письмо от обычного контрагента. Создается новая карточка входящего письма. В поле «Организация» указывается компания «Лютик», в поле «Отправитель» — компания «Ромашка».

       Файлы из исходящего письма во входящее письмо можно перетащить мышью (Drag&Drop).

       Если регистрация внутри холдинга децентрализована, то есть исходящее письмо от первой организации и входящее от второй организации регистрируют разные сотрудники, то процесс создания входящего документа можно автоматизировать.

       Для этого на основании исходящего документа нужно создать электронное письмо «легкой» почты и в письме установить флаг «Приложить к письму сообщение взаимодействия СЭД по ГОСТ Р 53898-2012».

       Затем отправить это письмо сотруднику, который регистрирует входящие документы по электронной почте.

       При загрузке документов из электронной почты по пришедшему письму будет создан входящий документ, в котором будут автоматически заполнены все поля и приложены файлы из письма.

       Нельзя создавать входящий документ на основании исходящего документа для данного случая, так как при этом создаются предопределенные связи между документами. В данном случае это не ответное письмо, а то же самое письмо, только в одной организации оно исходящее, а в другой — входящее.