Создание системы управления закупочной деятельностью авиакомпании «Сибирь» (бренд S7 Airlines)
Отрасль: Транспорт и логистика
Функциональная область: Управление закупками (МТО)
01.10.2014 - 31.10.2016
РФ, Азия, Центральная и Восточная Европа
Краткое описание проекта
Группа компаний «С7» построила подсистему управления и мониторинга закупочной деятельностью на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Она охватывает все компании, входящие в группу компаний «С7» (18 юридических лиц и 34 города). Разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки. Система позволяет планировать закупочные процедуры и контролировать точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам. Реализован принцип максимального сохранения типовой системы «1С:Документооборот».Заказчик
Авиакомпания «Сибирь» (бренд S7 Airlines) — одна из старейших авиакомпаний РФ, обладающая широкой сетью внутренних маршрутов, выстроенной на базе авиатранспортных узлов в Москве и Новосибирске. Флот состоит из 60 воздушных судов. В 2015 году услугами авиакомпаний, входящих в «Группу компаний S7», воспользовались 10,6 млн пассажиров.Цели и задачи проекта
Цель — создание подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности на базе работающей в компании системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП».Задачи:
- обеспечение документооборота в части календарного планирования закупочной деятельности и проведения закупочных процедур в соответствии с утверждёнными регламентами («Положение о закупках»);
- организация хранения, систематизации и защиты данных по закупочным процедурам;
- обеспечение процессов электронного согласования участниками закупочной деятельности приглашений и протоколов решений, а также процесса согласования годовых планов закупок;
- автоматизация обработки приглашений и предложений к участию в закупочной процедуре;
- обеспечение прозрачности каждой закупочной процедуры (фиксация всех документов в ходе закупочной процедуры, списка и контактов участников, предложений участников, результатов голосования в процессе закупочной процедуры и т. д.);
- информационная поддержка контроля и аудита закупочной деятельности.
Ситуация до старта проекта
Ранее в компании были внедрены несколько СЭД разных вендоров, что приводило к сложностям в работе с документами. В результате возникла необходимость создать единую информационную среду для обработки и хранения документов и исполнения задач. В качестве единой системы электронного документоборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот», как наиболее полно отвечающий следующим критериям:- готовое решение, максимально отвечающее требованиям компании по бизнес-функционалу;
- наличие в штате высококвалифицированных специалистов по платформе «1С:Предприятие»;
- возможность адаптации без привлечения сторонних компаний;
- разумная стоимость.
- регистрация и обработка входящих и исходящих документов;
- обработка организационно-распорядительных и регламентирующих документов;
- учет и обработка договоров;
- обработка счетов, налоговых запросов;
- работа с претензиями.
В 2014 году встал вопрос о расширении функций системы электронного документооборота на другие процессы компании, в частности, возникла необходимость автоматизации закупочных процедур.
Архитектура решения и масштаб проекта
Сегодня система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП» используется во всех предприятиях группы компаний «С7» (18 юридических лиц) и охватывает 34 города (от Пекина до Франкфурта). В системе работает порядка 1000 сотрудников, ежемесячно проходит 9000 электронных документов.Подсистема управления и мониторинга закупочной деятельностью создана на основе «1С:Документооборот КОРП». Подсистема масштабирована на все компании, входящие в группу компаний «С7» (18 юридических лиц и 34 города). Количество пользователей, работающих в подсистеме управления и мониторинга закупочной деятельностью, составляет 230 человек.
Особенности и уникальность проекта
Смоделированы все бизнес-процессы закупочных процедур, проходящие в группе компаний «С7». Разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки, автоматически формировать почтовый ящик закупочных процедур, проводить согласование всех документов, участвующих в закупочной процедуре, рассылать уведомления о проведении закупочной процедуры участникам, проводить голосование за выбор победителя тендера, получения и автоматической загрузки поступивших на почту предложений участников процедуры в качестве входящих документов с автоопределением корреспондента. Также был реализован механизм закрытия файлов поступивших предложений от любых пользователей системы до времени начала обсуждения предложений.При этом соблюдался принцип максимального сохранения типовой конфигурации «1С:Документооборот», поэтому изменения системного кода были минимальны.
Результаты проекта
Группа компаний «С7» построила подсистему управления и мониторинга закупочной деятельностью. Она обеспечивает:- эффективное планирование закупочных процедур;
- точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам;
- прозрачность каждой закупочной процедуры;
- повышение эффективности процессов закупочной деятельности;
- хранение и защиту данных по закупочным процедурам.
Отзыв заказчика
Виталий Лахтин
Руководитель направления группы проектного управления «С7 Информационные технологии»
Применение подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности обеспечивает прозрачность каждой закупочной процедуры: в системе «1С:Документооборот» фиксируются все документы в ходе закупочной процедуры, список и контакты участников, предложения участников, результаты голосования в процессе осуществления закупочной процедуры.
Проект на сайте Внедренные решения
