Статьи

Создание системы управления закупочной деятельностью авиакомпании «Сибирь» (бренд S7 Airlines)

Создание системы управления закупочной деятельностью авиакомпании «Сибирь» (бренд S7 Airlines)

Рабочих мест: 230
Отрасль: Транспорт и логистика
Функциональная область: Управление закупками (МТО)
01.10.2014 - 31.10.2016
РФ, Азия, Центральная и Восточная Европа

Краткое описание проекта

Группа компаний «С7» построила подсистему управления и мониторинга закупочной деятельностью на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Она охватывает все компании, входящие в группу компаний «С7» (18 юридических лиц и 34 города). Разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки. Система позволяет планировать закупочные процедуры и контролировать точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам. Реализован принцип максимального сохранения типовой системы «1С:Документооборот».

Заказчик

Авиакомпания «Сибирь» (бренд S7 Airlines) — одна из старейших авиакомпаний РФ, обладающая широкой сетью внутренних маршрутов, выстроенной на базе авиатранспортных узлов в Москве и Новосибирске. Флот состоит из 60 воздушных судов. В 2015 году услугами авиакомпаний, входящих в «Группу компаний S7», воспользовались 10,6 млн пассажиров.

Цели и задачи проекта

Цель — создание подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности на базе работающей в компании системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП».

Задачи:
  • обеспечение документооборота в части календарного планирования закупочной деятельности и проведения закупочных процедур в соответствии с утверждёнными регламентами («Положение о закупках»);
  • организация хранения, систематизации и защиты данных по закупочным процедурам;
  • обеспечение процессов электронного согласования участниками закупочной деятельности приглашений и протоколов решений, а также процесса согласования годовых планов закупок;
  • автоматизация обработки приглашений и предложений к участию в закупочной процедуре;
  • обеспечение прозрачности каждой закупочной процедуры (фиксация всех документов в ходе закупочной процедуры, списка и контактов участников, предложений участников, результатов голосования в процессе закупочной процедуры и т. д.);
  • информационная поддержка контроля и аудита закупочной деятельности.

Ситуация до старта проекта

Ранее в компании были внедрены несколько СЭД разных вендоров, что приводило к сложностям в работе с документами. В результате возникла необходимость создать единую информационную среду для обработки и хранения документов и исполнения задач. В качестве единой системы электронного документоборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот», как наиболее полно отвечающий следующим критериям:
  • готовое решение, максимально отвечающее требованиям компании по бизнес-функционалу;
  • наличие в штате высококвалифицированных специалистов по платформе «1С:Предприятие»;
  • возможность адаптации без привлечения сторонних компаний;
  • разумная стоимость.
Система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» запущена в эксплуатацию с 2013 года. Были автоматизированы следующие участки делопроизводства:
  • регистрация и обработка входящих и исходящих документов;
  • обработка организационно-распорядительных и регламентирующих документов;
  • учет и обработка договоров;
  • обработка счетов, налоговых запросов;
  • работа с претензиями.
Для организации проекта создания системы электронного документооборота потребовался ряд методических решений: разработана схема организации работы с документами в юридической службе, схема жизненного цикла договоров и подготовлен проект нового «Положения о договорной работе». Эти методологические работы проводились как силами привлечённых специалистов, так и сотрудниками авиакомпании. Внедрение системы электронного документооборота осуществлялось силами ИТ-службы компании.


В 2014 году встал вопрос о расширении функций системы электронного документооборота на другие процессы компании, в частности, возникла необходимость автоматизации закупочных процедур.

Архитектура решения и масштаб проекта

Сегодня система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП» используется во всех предприятиях группы компаний «С7» (18 юридических лиц) и охватывает 34 города (от Пекина до Франкфурта). В системе работает порядка 1000 сотрудников, ежемесячно проходит 9000 электронных документов.

Подсистема управления и мониторинга закупочной деятельностью создана на основе «1С:Документооборот КОРП». Подсистема масштабирована на все компании, входящие в группу компаний «С7» (18 юридических лиц и 34 города). Количество пользователей, работающих в подсистеме управления и мониторинга закупочной деятельностью, составляет 230 человек.

Особенности и уникальность проекта

Смоделированы все бизнес-процессы закупочных процедур, проходящие в группе компаний «С7». Разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки, автоматически формировать почтовый ящик закупочных процедур, проводить согласование всех документов, участвующих в закупочной процедуре, рассылать уведомления о проведении закупочной процедуры участникам, проводить голосование за выбор победителя тендера, получения и автоматической загрузки поступивших на почту предложений участников процедуры в качестве входящих документов с автоопределением корреспондента. Также был реализован механизм закрытия файлов поступивших предложений от любых пользователей системы до времени начала обсуждения предложений.

При этом соблюдался принцип максимального сохранения типовой конфигурации «1С:Документооборот», поэтому изменения системного кода были минимальны.

Результаты проекта

Группа компаний «С7» построила подсистему управления и мониторинга закупочной деятельностью. Она обеспечивает:
  • эффективное планирование закупочных процедур;
  • точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам;
  • прозрачность каждой закупочной процедуры;
  • повышение эффективности процессов закупочной деятельности;
  • хранение и защиту данных по закупочным процедурам.
Компания получила дополнительный инструмент для контроля исполнительской дисциплины (в системе видно, кто задерживает решение или срывает сроки).

Отзыв заказчика


Виталий Лахтин
Руководитель направления группы проектного управления «С7 Информационные технологии»

Применение подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности обеспечивает прозрачность каждой закупочной процедуры: в системе «1С:Документооборот» фиксируются все документы в ходе закупочной процедуры, список и контакты участников, предложения участников, результаты голосования в процессе осуществления закупочной процедуры.

Проект на сайте Внедренные решения

Другие Статьи: