СЭД для золотодобывающей компании: проект, окупившийся за полгода

• 22.июл.2016

Система электронного документооборота на 3000 рабочих мест помогла компании «Полюс» повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот. Но этот проект интересен не только большим масштабом. «Важно было не просто внедрить систему электронного документооборота, а привить культуру её использования», — рассказывает Василий Долгов, начальник управления информационных технологий «Полюса».

РЕЗЮМЕ ПРОЕКТА

В золотодобывающей компании «Полюс» построена масштабная система документооборота на 3000 рабочих мест. В качестве платформы была выбрана система «1С:Документооборот». Она объединила предприятия группы в единое информационное пространство. Создана система с распределённой базой данных с консолидацией в корпоративном центре. Система позволила автоматизировать документооборот, минимизировать ручной труд, повысить производительность труда и качество контроля исполнительской дисциплины, а также обеспечить универсальное защищённое хранение электронной информации.

ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Цель: повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.
Задачи проекта:

• снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю;
• сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и казначейства;
• создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
• сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
• контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
• сокращение доли ручного труда, снижение влияния человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Большой масштаб — в единой системе электронного документооборота организовано 3000 рабочих мест. Сложность представляла территориальная распределённость компании. В результате создана система с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Решены проблемы с каналами связи — на дочерних предприятиях нередко доступна только спутниковая связь. Выполнено несколько критически важных доработок типовой системы «1С:Документооборот»: подсистема защиты информации, подсистема, обеспечивающая территориально-распределённый обмен документами, а также появилась возможность совместно редактировать документы при параллельном согласовании.

Первая фаза автоматизации документооборота

Когда говорят об автоматизации документооборота, в первую очередь имеют в виду автоматизацию работы со структурированной информацией — договорами, организационно-распорядительной документацией, а также документами, связанными с управлением бизнес-процессами и проектами. «Если мы представим всю информацию, которая есть в компании, в виде большого круга, то неструктурированная информация займёт как минимум три четверти этого круга, — начал рассказ Василий Долгов, начальник управления информационных технологий «Полюса». — И лишь одну четверть займёт структурированная информация — все те документы, которые можно классифицировать и чей маршрут можно отслеживать».

Построение системы управления документами в компании «Полюс» имеет длинную историю. «О том, чтобы внедрить документооборот, мы задумывались с момента основания компании ещё в 2004 году, — вспоминает Василий Долгов. — А решение о внедрении системы электронного документооборота было принято в 2007 году, однако первый опыт оказался не слишком успешным, и создать единую систему документооборота не удалось».

ПОРТРЕТ КОМПАНИИ-ЗАКАЗЧИКА

«Полюс» — крупнейшая в России и одна из десяти ведущих мировых золотодобывающих компаний по объёму добычи, занимает четвёртое место по объёму минерально-сырьевой базы. Ключевые предприятия и проекты группы расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия). По итогам 2015 года компания «Полюс» подтвердила свой статус компании с одними из самых низких показателей себестоимости производства в мире.

ПОРТРЕТ КОМПАНИИ-ПОДРЯДЧИКА

Компания «1С-КПД» специализируется на внедрении систем «1С:Документооборот» и «1С:Битрикс:Корпоративный портал» и имеет большой опыт по внедрению этих систем. Компания занимает первое место в рейтинге Центров компетенции по документообороту фирмы «1С». Процессы компании сертифицированы по стандарту ISO 9001:2008.

Бизнес-задачи

В 2014 году в компанию пришли новые топ-менеджеры, и первая задача, которую они поставили, — решить проблему коммуникации между всеми бизнес-единицами путём создания единой системы электронного документооборота, работающей по единым правилам и позволяющей контролировать всю деятельность компании в этой области. Основная цель проекта — повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.

«На тот момент, — вспоминает Василий Долгов, — у нас не было единой системы документооборота и какого-либо инструментария для контроля исполнительской дисциплины, как не было и централизованного хранения электронных документов». В компании было много локальных хранилищ файлов, договоры и приказы лишь частично хранились в системах документооборота. Невозможно было согласовывать в системе электронного документооборота договор, по которому процесс согласования начинался, например, в Москве, далее продолжался в Красноярске и после этого вновь возвращался в Москву. Это делалось через традиционную корпоративную почту. Отследить такой процесс очень тяжело, да и занимал он много времени.  

Более детально были поставлены следующие задачи:

• снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю;
• сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и казначейства;
• создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
• сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
• контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
• сокращение доли ручного труда, снижение влияния человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).

Ещё одно важное требование — система документооборота должна была отвечать требованиям информационной безопасности: компании был необходим как конфиденциальный документооборот, так и выполнение Федерального закона № 152 «О защите персональных данных».

В части ИТ-систем требовалось следующее:

• выбрать платформу для системы электронного документооборота;
• выбрать подрядчика для внедрения системы электронного документооборота;
• формализовать и описать бизнес-процессы;
• внедрить подсистему электронного согласования договоров в корпоративном центре;
• внедрить подсистему контроля исполнения поручений в корпоративном центре;
• перевести делопроизводство корпоративного центра на единую СЭД;
• тиражировать на бизнес-единицы решения, используемые в корпоративном центре.

Выбор системы

Первой задачей стал выбор платформы. «Мы рассмотрели несколько отечественных и зарубежных систем, но отечественные в большинстве своем не позволяли создать систему с единым центром и филиалами, а западные не имели готовых шаблонов для российского документооборота, — объясняет Василий Долгов. — Исключение составляла система «1С:Документооборот».

На момент выбора в компании уже работало несколько систем от фирмы «1С». Бухгалтерский учёт, частично производственный учёт были автоматизированы на основе систем фирмы «1С». В компании работали сотрудники, которые могли поддерживать работу в программной среде «1С:Предприятие 8». Ещё один плюс — приемлемая стоимость. Всё это сыграло большую роль в выборе «1С:Документооборот». «Процесс выбора был длительный, с расчётом прогнозов на 3 — 5 лет, и здесь «1С:Документооборот» вышел полным победителем», — отмечает Василий Долгов. Исполнителем проекта стала компания «1С-КПД», специализирующаяся на внедрении системы «1С:Документооборот».

Формализация и описание бизнес-процессов

Прежде всего, в ходе отдельного методологического проекта были формализованы и описаны управленческие бизнес-процессы, связанные с документооборотом. В компании существует специальное подразделение, занимающееся описанием процессов. Это масштабная работа. Например, при проектировании процессов „как должно быть” для казначейства договору нужно задать порядка 20 параметров. Для описания бизнес-процессов используется система ARIS, это корпоративный стандарт «Полюса». В настоящее время формализовано и описано более тысячи бизнес-процессов.

«Систему «1С:Документооборот» нельзя поставить, как «1С:Бухгалтерия», и сразу начать с ней работать, — делится опытом Василий Долгов. — Она предполагает некоторую методологическую подготовку, формализацию и описание процессов. При этом, на мой взгляд, обязательно наличие специалиста, который уже внедрял «1С:Документооборот» и хорошо понимает логику разработчиков системы: почему сделаны именно такие решения, а не иные, почему нельзя переделывать и от каких возможностей системы тогда придётся отказаться».

Например, в компании существует процесс согласования некоторого документа, бизнес хочет сделать его именно таким. Но специалист по системе «1С:Документооборот» предвидит последствия этой переделки, к чему она может привести, и тогда выбирается другой путь — оптимизация процесса и приближение его к тем, которые предполагаются разработчиками системы. «Мы начинали с подхода „как должно быть”, — вспоминает Василий Долгов, — но в итоге пришли к тому, что надо совмещать подход „как должно быть” и логику системы».

Целевая модель использования электронного документооборота

Также была разработана целевая модель организации электронного документооборота. Она построена на пяти основных правилах.

1. Сотрудники всех бизнес-единиц «Полюса», участвующие в подготовке, учёте, исполнении и контроле документов, работают только с электронными документами.
2. Передача документов в электронной форме осуществляется между сотрудниками как внутри каждой бизнес-единицы, так и между бизнес-единицами и между бизнес-единицами и корпоративным центром.
3. Сотрудники, участвующие в электронном документообороте, имеют доступ к электронным документам только в соответствии со своими функциональными обязанностями.
4. Каждый электронный документ имеет единую ссылку, по которой он будет открыт в любой бизнес-единице и корпоративном центре компании в соответствии с правами доступа.
5. Сквозная интеграция системы электронного документооборота с процессами МТО и казначейства.

Таким образом, вне зависимости от местонахождения, сотрудник вовлечён в общий бизнес-процесс компании.

Важнейшее значение Василий Долгов придаёт интеграции системы электронного документооборота с другими системами компании.

Архитектура системы документооборота

Сначала в управляющей компании запустили пилотный проект на «1С:Документооборот». После успешного завершения пилотного проекта систему «1С:Документооборот» приняли в качестве корпоративного стандарта и тиражировали на бизнес-единицы в регионах. В результате была создана система с распределённой базой данных и консолидацией данных в корпоративном центре. Такой подход позволил:

• обеспечить единый контур управления документами;
• минимизировать затраты на интеграцию с другими корпоративными системами;
• сократить затраты на поддержку;
• сконцентрировать в одном месте собственную экспертизу по электронному документообороту.

Важно отметить реализацию возможности удалённого доступа к системе документооборота с мобильных устройств.

Система охватила все функции документооборота:

• автоматизация деятельности секретариата и делопроизводства;
• централизованное хранение документов;
• маршрутизация документов и управление бизнес-процессами;
• контроль исполнения документов;
• автоматизированный поиск документов;
• обеспечение информационной безопасности и разграничения доступа к документам;
• формирование статистических и аналитических отчётов.

Архитектура системы электронного документооборота показана на рис. 1. Единая система объединяет 3000 рабочих мест.

Рис. 1. Архитектура системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота интегрируется с другими системами, которые внедряются в компании (рис. 2). «Сейчас одновременно запущены более 20 ИТ-проектов, — отмечает Василий Долгов, — нацеленных на автоматизацию бизнеса компании. И система документооборота призвана стать тем базисом, на который будут „нанизаны” эти системы и который будет обеспечивать весь внутренний оборот документов между ними. Уже завершается интеграция системы с модулем казначейства, в ближайших планах — интеграция с МТО».

Рис. 2. Интеграция системы электронного документооборота с другими системами и подсистемами.

Дополнительные специализированные подсистемы

«Мы создали несколько подсистем, которые не входят в типовой релиз системы «1С:Документооборот», но, возможно, будут интересны крупным холдингам с сильной службой безопасности и со сложными бизнес-процессами, — отмечает Василий Долгов». Расскажем о них подробнее.

Подсистема защиты информации. Необходимо было защитить те документы, которые служба безопасности считает конфиденциальными и на которые наносится гриф «Конфиденциально». С точки зрения службы безопасности, система должна быть максимально защищена и удовлетворять как всем требованиям законодательства, так и внутренним нормативным документам компании. «Если не учитывать методологический этап проекта, то приблизительно 40% от трудозатрат по проекту заняла разработка систем, связанных с безопасностью», — акцентирует внимание Василий Долгов. Подсистема защиты информации обеспечивает:

• категоризацию информации по правам доступа — автоматически и на уровне пользователей;
• доступ к конфиденциальной информации с использованием двухфакторной аутентификации;
• аудит действий пользователей.

Для контроля доступа к конфиденциальной информации за пределами системы электронного документооборота используется система Microsoft Rights Management Services. В результате даже скачанный на компьютер документ может быть открыт только при наличии связи с системой контроля доступа. Если документ помещён в «1С:Документооборот» и на нём стоит гриф «Конфиденциально», его сможет открыть только тот сотрудник, у которого есть на это права на карточке документа.

Этого удалось достичь за счёт интеграции с системой защиты информации. Таким образом, на конфиденциальный документ накладываются права Rights Management Services и в идеале вскрыть его не сможет никто, даже служба безопасности.

Территориально-распределённый обмен документами. Как мы уже писали, специалисты «Полюса» изначально ставили задачу создать единую систему, но с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Для этого использована возможность системы «1С:Документооборот» по обмену документами с распределёнными базами на медленных каналах связи. Кроме того, совместно с компанией «1С-КПД» разработана специальная подсистема территориально-распределённого обмена документами. Она расширяет возможности типовой системы «1С:Документооборот» и позволяет выстроить сквозные бизнес-процессы и проследить маршруты движения документов по процессу в территориально-распределённой среде. С помощью подсистемы территориально-распределённого обмена документами можно:

• вести обмен документами и обеспечивать работу узлов в условиях нестабильных и узких каналов;
• обмениваться информацией между базами данных в пакетном режиме с гарантированной доставкой;
• организовать два режима работы с документами в системе — «безусловная доставка» или «загрузка по требованию»;
• автоматизировать разрешение конфликтов на уровне документов;
• использовать единую ссылку во всех узлах — документ открывается с ближайшего узла.

«Ключевой момент — у нас во всех других системах и бизнес-единицах используется единая ссылка на документ, — отмечает Василий Долгов. — Таким образом, любой сотрудник, работающий в «1С:Бухгалтерия», которому потребовалось, например, посмотреть текст соответствующего договора, может сразу, одним „кликом”, посмотреть его, если у него есть на это права».

Совместное редактирование документов. В процессе согласования нетипового договора в него вносятся изменения: юридический департамент должен внести свои изменения, налоговый департамент — свои, служба безопасности — свои. Как это сделать в процессе согласования? В стандартном механизме системы «1С:Документооборот» это делается с помощью версий документа, но в нём могут быть отражены изменения только одного редактора. Это хорошо работает в случае последовательного согласования, но в «Полюсе» применяется и параллельное согласование договоров различными департаментами. Для этого возможности системы «1С:Документооборот» расширили функциями совместного редактирования документов.«Была сделана интеграция с системой Micrisoft ShareРoint, типовые функции которой позволяют совместно редактировать документ и контролировать его на уровне отдельных изменений, — объясняет Василий Долгов. — Таким образом, существенно сократилось количество итераций при согласовании договора». Подсистема совместного редактирования позволяет:

• вести совместное параллельное редактирование документа;
• вести параллельное согласование документа с одновременным внесением изменений, при этом нет необходимости повторного согласования.

Доработки делались так, чтобы сохранить обновляемость системы. «Мы постарались максимально сохранить интерфейс, который предлагает фирма «1С», — отмечает Василий Долгов. — Причём мы начинали ещё с предыдущего интерфейса и к концу проекта перешли на интерфейс «Такси». Естественно, у нас больше реквизитов и атрибутов у документов, добавлены свои бизнес-процессы, но в целом мы делали систему так, чтобы её было легко обновлять».  

При таком объёме доработок специалисты компании «Полюс» не испытывают проблем с обновлением системы. Теперь, когда выходит новая версия системы «1С:Документооборот», сотрудники службы ИТ в течение месяца внимательно изучают её и затем принимают решение — переходить на эту систему или ждать следующего релиза. В настоящий момент текущая версия системы в «Полюсе» соответствует актуальному релизу «1С:Документооборот».

Результаты проекта и планы

Прежде всего, проведена полная автоматизация организационно-распорядительного документооборота, а также работы с договорами. Но этот проект интересен не только охватом. «Важно не просто внедрить систему электронного документооборота, а привить культуру её использования, и этот процесс постепенно идёт, — делится опытом Василий Долгов. — Многие подразделения начинают редактировать в системе свои документы, вести протоколы совещаний. Здесь нам помогают ключевые пользователи, которые стали ведущими инициаторами использования системы на местах».

Основных направлений получения эффекта от инвестиций в СЭД три:

1. сокращение сроков согласования договоров. Василий Долгов отмечает существенный выигрыш во времени в процессе составления и согласования договоров, особенно типовых;
2. контроль исполнительской дисциплины, прозрачность и контроль всех бизнес-процессов. Когда в системе электронного документооборота запускается какой-либо процесс, обязательно указывается время, на которое документ может задержаться в каждой точке согласования. Таким образом, осуществляется контроль. Более того, в подразделениях компании есть ответственные лица, которые следят за тем, как сотрудники „отрабатывают” договоры и сдают ли точно в срок. Раньше, до внедрения системы электронного документооборота, такой возможности не было;
3. минимизация ручного труда, что привело к росту эффективности работы сотрудников.

«Основа экономической эффективности электронного документооборота — сокращение времени, которое сотрудник тратит на документооборот, а также сокращение численности персонала, — отмечает Василий Долгов. — Как раньше согласовался договор в нашей компании? Требовалось обойти 15 — 20 человек, собрать их подписи, учесть замечания и снова повторить весь путь. В такой ситуации согласование договора могло занимать до 3 — 5 месяцев». Теперь, например, согласование ИТ-политики с помощью системы электронного документооборота заняло 3 недели, тогда как без использования системы этот процесс занимал около трёх месяцев.

Однако не все работы завершены. «В перспективе планируется создать единый электронный архив, чтобы вся первичная информация хранилась в единой системе, — отметил Василий Долгов в заключение. — Уже разработано техническое задание, прошла методологическая фаза, начался сбор первичной информации».