Компания «ТОТАЛ ВОСТОК» построила систему хранения электронных документов

Компания «ТОТАЛ ВОСТОК» построила систему хранения электронных документов

Компания «ТОТАЛ ВОСТОК» построила систему хранения электронных документов

Краткое описание

Компания «ТОТАЛ ВОСТОК» построила систему хранения электронных документов на базе «1С:Document management». В результате компания получила возможность управления потоком документов и их оперативного согласования, а также повысила эффективность использования решения «1С:Управление производственным предприятием» за счет интеграции с «1С:Document management». Срок обработки договорных документов сократился в несколько раз. Все они ведутся в единой системе с контролем версий. Унифицированы процессы обработки документов и их шаблоны, направление по процессу происходит автоматически, в зависимости от вида документа. Это позволило исключить ошибки маршрутизации.


Цели и задачи

Цель проекта: создать единую систему хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним. 

Задачи проекта:

  • автоматизировать процесс согласования документов;
  • сократить срок подготовки и согласования документов;
  • контролировать сроки действия документов;
  • формировать статистические данные в автоматизированном формате;
  • улучшить и регламентировать взаимодействие подразделений компании;
  • контролировать выполнения сложных многоэтапных процессов;
  • повысить эффективность использования программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» при помощи взаимодействия с процессами документооборота.

Ситуация до старта проекта

До старта проекта для оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового, производственного учета компания использовала корпоративную информационную систему на базе «1С:Управление производственным предприятием» («1С:УПП»).

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции была реализована в «1С:УПП», однако скан-копии документов не сохранялись, что усложняло оперативный доступ к содержанию этих документов при необходимости. Некоторые процессы были частично автоматизированы при помощи создания задач в Microsoft Outlook и автоматической рассылки писем с уведомлениями из «1С:УПП».

В ходе предпроектного обследования также выявлены следующие нюансы организации работы с документами:

  • отсутствовало централизованное хранение электронных документов. Документы хранились в подразделениях в папках на сетевых дисках, существовала возможность использования в разных подразделениях разных версий одного документа;
  • сотрудники подразделений вели значительное количество реестров для хранения данных документов в Microsoft Excel с целью контроля сроков действия и состояния документов;
  • часть документов хранилась и подписывалась в сторонней системе, при этом внутреннее согласование документа необходимо было проводить отдельно, при помощи электронной почты. Это усложняло контроль соблюдения регламента согласования документа — состава участников и сроков согласования;
  • осуществлялся общий контроль состояния дел по графикам проекта и срокам исполнения договоров, однако не велся единый, систематический учет и контроль сроков исполнения поручений и распоряжений, а также индивидуальных задач.
  • в компании существуют сложные многоэтапные процессы, требующие взаимодействия нескольких подразделений: согласование договоров, рассмотрение претензий, подготовка коммерческого предложения, организация командировки. В связи с большим количеством типовых шаблонов документов сотрудники испытывали сложность в выборе подходящего шаблона документа и, соответственно, списка согласующих лиц, несмотря на хорошо документированные процессы и наличие СМК в компании.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система хранения электронных документов построена на базе решения «1C:Document management».

«1C:Document Management» — это «1С:Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на английском и русском языках. Продукт предназначен для средних и крупных предприятий, а также холдингов, имеющих в штате как русскоязычный, так и англоязычный персонал.

В рамках проекта выполнены следующие работы

  1. Сформированы функциональные требования к системе, составлено ТЗ на разработку и настройку системы.
  2. Проведена настройка системы в соответствии с требованиями.
  3. Выполнена интеграция систем «1С:Управление производственным предприятием» и 1С:Document Management«.
  4. Созданы технологические инструкции, описывающие порядок выполнения бизнес-функций в информационной системе.
  5. Проведено обучение пользователей.

В результате выполненных работ автоматизированы следующие блоки :

Блок «Договоры». В подсистему входят следующие документы:
  • договоры, которые создаются по инициативе компании;
  • договоры, поступившие от контрагентов;
  • договоры исключения;
  • дополнительные соглашения.
Блок «Кадровые документы» предназначен для учета и хранения кадровых документов и автоматизации процессов их обработки:
  • заявка на служебную поездку/командировку;
  • планирование/перенос отпуска;
  • форма оценки прохождения испытательного срока.
Блок «Доверенности» предназначен для учета и хранения:
  • запросов на делегирование полномочий;
  • доверенностей;
  • заявлений об отмене доверенности и автоматизации процессов их обработки.
Блок «НСИ». Данные блока «НСИ и администрирование» используют все подсистемы в части общих справочников системы.

Система хранения электронных документов построена на базе решения «1C:Document management».

13-схема.png
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта реализованы новые решения:

1. При создании документа из блока «Доверенности» сотрудник может:
  • выбрать полномочия, которые он имеет на текущий момент, для делегирования их другому пользователю;
  • выбрать все имеющиеся полномочия, связанные с внутренним делегированием из справочника;
  • запросить дополнительные полномочия, которые отсутствуют в справочнике полномочий.
Также по делегированным полномочиям разработан отчет.

2. При оформлении отпуска сотрудник может указать несколько планируемых периодов отпуска (в соответствии с законодательством). Данные из документа планируемого отпуска в «1С:Document management» мигрируют в график отпусков организации в «1С:Управление производственным предприятием» (кадровая). Учитывая производственную потребность в переносе запланированных отпусков, в «1С:Document management» разработан и интегрирован механизм, позволяющий переносить запланированные отпуска с миграцией данных из «1С:Document management» в «1С:Управление производственным предприятием» (кадровая). Появилась возможность согласовывать отпуск и его перенос, вести учет отпусков в «1С:Document Management», просматривать его за выбранный период и печатать график отпусков из «1С:Управление производственным предприятием». Автоматизация оформления кадровых документов , связанных с отпуском, позволила значительно упростить работу кадровой службы.

3. Уникальный опыт реализации проекта в 100% дистанционном формате.

Результаты проекта

Наличие четкого пошагового плана действий на этапе разработки (декомпозиция целей) и план-графика позволило быстро и эффективно решать поставленные задачи. На текущий момент в интегрированной системе обрабатываются документы, относящиеся к следующим функциональным областям:
  1. Договорные документы (договоры поставки/оказания услуг, дополнительные соглашения).
  2. Доверенности (внутреннее делегирование полномочий, внешнее делегирование полномочий, заявление об отмене доверенности).
  3. Кадровые документы (заявка на командировку/служебную поездку, заявка на отпуск, форма оценки прохождения испытательного срока).

Значительную роль в реализации проекта сыграло привлечение специалистов заказчика к обсуждению формата взаимодействия на каждом этапе (четкий пошаговый план) и описанию сценариев работы пользователей.

Кроме того, проведение еженедельных совещаний рабочих групп позволило сохранять темп работы на протяжении всего проекта. 

Привлечение руководителя проекта со стороны заказчика к подготовке материалов для обучения позволило более глубоко погрузиться в бизнес-процессы и провести обучение на высоком уровне.

Оценка рисков, связанных с технической безопасностью и ИТ-инфраструктурой (в особенности, для международных компаний) также позволило избежать серьезных технических проблем.

В результате проекта:

  1. Срок обработки договорных документов сократился в несколько раз. 
  2. Все договорные документы ведутся в единой системе с контролем версий каждого документа. 
  3. Внутреннее согласование происходит в соответствии с регламентом согласования — автоматическим подбором состава участников и сроков согласования в зависимости от типа документа.
  4. Унифицированы процессы обработки договорных документов и их шаблоны, направление по процессу происходит автоматически, в зависимости от вида документа, это позволило исключить ошибки маршрутизации.
  5. Сроки исполнения поручений и распоряжений контролируются автоматически системой, что позволило повысить результативность и качество выполнения поручений. 

На текущий момент можно отметить следующие эффекты от внедрения системы:

  • высвобождение ресурсов за счет автоматизации бизнес-процессов (приблизительно на 10%);
  • существенное сокращение временных затрат для подготовки управленческой отчетности, связанной с формированием справочной информации по договорной работе в компании (на 35%);
  • упрощение дистанционной работы в части получения согласований;
  • сокращение сроков согласования и подготовки документов (скорость согласования документов увеличилась на 26%).