Как наладить систему проверки счетов на оплату и контроль за сотрудниками

Как наладить систему проверки счетов на оплату и контроль за сотрудниками

Как наладить систему проверки счетов на оплату и контроль за сотрудниками

Я являюсь собственником и гендиром крупной региональной компании, где каждый день десятки счетов на оплату, каждый счет подписывает ответственный менеджер и отдает на оплату в бухгалтерию. Бухгалтер готовит платежки, а финансовый директор проводит их в системе банк-клиент. Меня беспокоят безопасность и риски мошенничества. Как лучше всего наладить систему проверки счетов на оплату и контроль за сотрудниками, проводящими платежи?

Ответ эксперта

Наталия Бурцева, директор компании «1С-КПД», более 15 лет работает в ИТ-сфере, руководитель проектов, автор курсов и обучающих материалов по 1С:Документооборот

Здесь есть два пути решения проблемы: можно нанять специального сотрудника, который бы следил за согласованием документов, а можно внедрить систему электронного документооборота. И в первом, и во втором случае в первую очередь нужно поработать над документооборотом компании: прописать процессы согласования документации, ввести стандартизированные формы документов. В порядке гораздо проще разобраться, чем в хаосе. Если мы говорим об отдельном сотруднике, то человек должен быть максимально ответственным. Кроме того, нужно учитывать, что слежка за работой коллег может породить конфликты на рабочем месте. Но тем не менее, если найти правильного человека на такую должность, то такой метод контроля финансовых документов может сработать. Если говорить о системе электронного документооборота, то дела обстоят проще. 1С:Документооборот, к примеру, имеет функционал, позволяющий отслеживать на каком этапе согласования находится документ. Кроме того, ради безопасности можно блокировать возможность редактировать согласуемый документ как отдельным сотрудникам, так и целым отделам. Можно настроить маршруты согласования счетов, заявок на оплату. Также можно настроить специальные условия согласования. К примеру, чтобы платежные документы суммой более 500 000 рублей шли на согласование директору.