Байкальская горная компания построила систему электронного документооборота

24.дек.2019

Рабочих мест: 100
Отрасль: Металлургическая промышленность; Профессиональные услуги
Функциональная область: Металлургическая промышленность; Добывающая промышленность
Март 2018 — Июнь 2018
Центральный федеральный округ РФ

Краткое описание проекта

Байкальская горная компания построила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Система интегрирована с «1С:ERP Управление предприятием». Внедрение позволило автоматизировать работу с документами, уменьшить время согласования договорных документов и уменьшить эксплуатационные затраты из-за использования единой платформы. Уникальность проекта заключается в том, что система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» используется для автоматизации внутренних бизнес-процессов компании, связанных не только с работой с документами, но и с управленческими процессами.
«Металлоинвест» — один из крупнейших горно-металлургических холдингов с производством полного цикла: от добычи и переработки железной руды до выпуска высококачественной стальной продукции для широкого круга промышленных потребителей в России и за рубежом. Основные производственные мощности компании находятся в Курской, Белгородской и Оренбургской областях. В компании работают 60 000 человек.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: создание системы электронного документооборота, которая обеспечит:

оптимизацию и повышение эффективности деятельности компании в целом, а также автоматизации процессов взаимодействия сотрудников, повышение контроля исполнительской дисциплины;
уменьшение времени согласования договорных документов;
уменьшение эксплуатационных затрат по причине внедрения единой платформы «1С».

Система электронного документооборота должна решать задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

контроль поступления проектной документации относительно плана (списка документов);
контроль степени готовности проектной документации относительно плана;
централизованное безопасное хранение документов;
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
регистрация входящих и исходящих документов;
просмотр и редактирование документов;
контроль версий документов;
работа с документами любых типов — офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.;
полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Ситуация до старта проекта

В компании использовалась система электронного документооборота стороннего производителя, которая уже морально устарела. Кроме того, система неоднократно дорабатывалась, а, значит, стоимость перехода на новую версию была очень большой, если сравнивать со стоимостью перевнедрения. В итоге было принято решение внедрить более новую, более современную систему на базе решения «1С:Документооборот», стоимость внедрения которой значительно меньше.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот». Автоматизированы следущие функции:

Учет договоров.
Учет и контроль исполнения поручений.
Учет и хранение документов.
Автоматизация бизнес-процессов.

Система электронного документооборота интегрирована с «1С:ERP Управление предприятием» по принципу клиент-серверной архитектуры через бесшовную интеграцию и планы обмена. Схема интеграции приведена ниже.

Схема интеграции «1С:Документооборот» с «1С:ERP Управление предприятием»

Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта заключается в том, что система «1С:Документооборот» используется как некий механизм для автоматизации внутренних бизнес-процессов компании, связанных не только с управлением документами, но и с управленческими процессами.
Помимо функций классического документооборота, таких как делопроизводство и управление договорами, в проекте также автоматизированы блок управления персоналом и блок закупочной деятельности. По части управления персоналом автоматизированы процессы: «Заявка на подбор персонала», «Контрольный лист испытательного срока», заявление на отпуск, обходной лист, должностные инструкции и другие документы. К тому же, данное решение используется для автоматизации задач по информационным технологиям, таким как help desk, то есть некий service desk, включающий в себя заявки на доступ к файловым ресурсам, заявки на рабочее место сотрудника, заявка на оборудование, получение sim-карты, на удалённый доступ.

Результаты проекта

В результате внедрения «1С:Документооборот», синхронизации и бесшовной интеграции с «1С:ERP Управление предприятием» в компании достигнуты следующие цели:

Автоматизирована работы с документами.
Сократилось время согласования договорных документов.
Уменьшились эксплуатационные затраты, так как все решения работают на единой платформе «1С».
Повысилось удобство пользователей за счет возможности создания документов и задач в «1С:Документооборот» из интерфейса «1С:ERP Управление предприятием» и наоборот.
Снизились трудозатраты на администрирование нормативно-справочной информации посредством интеграции справочников «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот».

Новости