Что такое версионирование и версионность документов

Версионирование — это сохранение истории изменений: когда документ, файл или запись в программе меняют, система сохраняет новую версию, а прежние не стирает. Версионность — свойство документа или системы иметь такие версии. Благодаря ей в любой момент видно, кто и когда изменил документ, что именно поменялось, и можно вернуться к прежнему состоянию. В 1С:Документообороте версионирование работает на двух уровнях: для карточек объектов (документов, проектов, бизнес-процессов) и для файлов.

Что хранится в версии

Версия — снимок состояния объекта в момент сохранения. Обычно в ней есть:

• содержание на этот момент — текст файла или значения полей карточки;
• автор изменения;
• дата и время сохранения;
• номер версии — по нему видно, в каком порядке версии появлялись;
• иногда — комментарий: что поменяли и почему.

Новая версия не заменяет старую, а добавляется к ней. История накапливается и со временем занимает место — как с этим быть, рассказано ниже.

Зачем нужно версионирование

• Видно, кто что изменил. Если в карточке договора поменялись сумма или срок, по истории понятно, кто это сделал и когда.
• Можно вернуть прежний вариант. Ошибочную правку не нужно восстанавливать по памяти — достаточно вернуться к нужной версии.
• Можно сравнить редакции. При согласовании видно, чем вариант, который отправили, отличается от варианта, который вернули с правками.
• Нет путаницы с копиями. Вместо файлов «Договор_финал_2_исправленный.docx» — один документ и его история, а сотрудники открывают актуальную версию.

Версионность документов в делопроизводстве

В ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» отдельного термина «версия документа» нет. На практике версиями называют редакции одного документа, которые появляются, пока его готовят: проект, вариант после правок юриста, согласованный текст, подписанный экземпляр. Вести такие версии вручную, в папках и почте, неудобно: легко отправить на подпись не тот вариант. Система электронного документооборота сохраняет каждую редакцию сама и показывает, какая из них актуальная.

Версия объекта и версия файла в 1С:Документообороте

В 1С:Документообороте это два разных механизма, и их часто путают.

	Версия объекта	Версия файла
Что сохраняется	Значения реквизитов карточки: заголовок, вид документа, контрагент, сумма, сроки и другие поля, а также кто и когда записал карточку	Содержимое самого файла: текст договора в Word, таблица Excel, скан
Когда появляется	При записи карточки (для документов можно — при проведении, для бизнес-процессов — при старте), если в ней что-то изменилось и для этого вида объектов включено версионирование	Когда сотрудник заканчивает редактирование файла или сохраняет изменения — если у файла включено свойство «Хранить версии»
Где смотреть	Команда «История изменений» на панели навигации карточки (доступна администратору)	Команда «Версии» на панели навигации карточки файла
Как сравнить	Кнопка «Сравнить» — отчёт о различиях реквизитов	Команда «Показать отличия» — сравнение текста в Microsoft Word или OpenOffice.org Writer
Пример	В карточке договора изменили срок исполнения и ответственного	Юрист внёс правки в текст договора

Обратите внимание: в версии карточки документа не сохраняются сведения о прикреплённых файлах. Чтобы вернуть прежний текст договора, нужна версия файла, а не версия карточки.

Как включить версионирование объектов

Версионирование объектов настраивает администратор программы:

1. Откройте Настройка – Настройки программы – Общие настройки и установите флажок «Версионирование объектов».
2. По ссылке «Настроить» рядом с флажком откройте форму «Настройки хранения истории изменений».
3. Выделите вид объектов — например, внутренние, входящие или исходящие документы, проекты, проектные задачи, бизнес-процессы — и кнопкой «Установить когда сохранять версии» выберите вариант: «Никогда», «При записи», «При проведении (для документов)» или «При старте (для бизнес-процессов)». По умолчанию версии не сохраняются.
4. Кнопкой «Установить срок хранения версий» задайте срок: от «За последнюю неделю» до «За последний год» или «Бессрочно».

На снимках — редакция 2.1: там флажок называется «Использовать версионирование объектов», а варианты — «Версионировать при записи» и «Не версионировать». В редакции 3.0 логика та же, изменились только подписи.

Версионирование большого количества объектов увеличивает информационную базу, поэтому 1С рекомендует включать его избирательно. На старте внедрения, когда сотрудники ещё ошибаются, удобно версионировать больше объектов, а потом оставить только важные: договоры, исходящие письма, распорядительные документы, проекты.

Как посмотреть историю изменений, сравнить и восстановить версию

1. Откройте карточку документа и на панели навигации выберите команду «История изменений». Откроется список версий: номер, автор изменений, дата и комментарий.
2. Чтобы увидеть, каким был документ в одной из версий, выделите её и нажмите «Открыть версию» — программа сформирует отчёт о состоянии объекта на этот момент.
3. Чтобы сравнить версии, выделите две или больше и нажмите «Сравнить» — в отчёте видно, какие реквизиты изменились.
4. Чтобы вернуть карточку к прежнему состоянию, выделите версию и нажмите «Перейти на версию».

В поле «Изменения в реквизитах» можно выбрать отдельные реквизиты, например контрагента или ответственного, — останутся только версии, где они менялись. Так быстро видно, кто и когда внёс правку. К версиям можно добавлять комментарии, а ссылка «Технические сведения об изменении объекта» открывает журнал регистрации.

Команда «История изменений» доступна только администратору системы и только для объектов, у которых настроено версионирование. Если сотруднику нужно узнать, кто поменял карточку, — обратитесь к администратору.

Версии файлов

Файл в 1С:Документообороте редактируют так: открывают его на редактирование, вносят правки, закрывают файл и нажимают «Закончить». Программа снимает с файла блокировку и сохраняет новую версию. Чтобы сохранить версию, не заканчивая работу, используют команду «Сохранить изменения» в меню «Прочее». Версии сохраняются, только если у файла установлено свойство «Хранить версии»; при групповой загрузке файлов его можно включить сразу для всех. 1С рекомендует к каждой версии добавлять короткий комментарий — чем она отличается от предыдущей.

• Список версий открывается командой «Версии» на панели навигации карточки файла. Первой в списке стоит активная (текущая) версия, любую другую можно открыть двойным щелчком.
• Вернуться к прежней версии — команда контекстного меню «Сделать активной». Более новые версии при этом не удаляются. Пошагово — в статье «Как вернуться к предыдущей версии файла».
• Сравнить версии — выделите две и выберите в контекстном меню «Показать отличия». Сравнение работает для файлов txt, html, rtf, odt, doc и docx и выполняется в Microsoft Word или OpenOffice.org Writer: видно добавленные, удалённые и изменённые фрагменты.

Если перетащить в карточку документа файл с тем же именем, что у уже приложенного, он сохранится как новая версия существующего файла, а не как второй файл.

Сколько места занимают версии и как их очищать

• Объём версий объектов. В настройках хранения истории изменений есть ссылка «Количество и объем хранимых версий объектов». Она формирует отчёт «Анализ версий объектов» — по нему видно, сколько места занимают версии и пора ли их чистить.
• Очистка версий объектов. Версии старше заданного срока хранения считаются устаревшими. Удалить их можно вручную — запуском регламентного задания «Удаление устаревших данных», или настроить автоматическую очистку по расписанию. Сведения о версии — автор, дата и комментарий — при этом остаются в программе.
• Версии файлов. По умолчанию файлы хранятся в информационной базе вместе со всеми версиями, и база быстро растёт. Чтобы этого избежать, в настройках работы с файлами включают флажок «Хранить файлы в томах на диске» и создают тома. Настройка действует только на новые версии: ранее созданные остаются там, где были.
• Удаление файлов. Файл удаляется только вместе с карточкой и только если на неё нет ссылок. Пользователь с правами помечает карточку на удаление, а физически удаляет администратор обработкой «Удаление помеченных объектов» (Настройка – Поддержка и обслуживание).

Если база заметно выросла, начните с отчёта «Анализ версий объектов»: часто выясняется, что версии бессрочно хранятся для объектов, история которых никому не нужна.

Версионность документов в Битрикс24

Если часть документов компании хранится на Диске Битрикс24, версии файлов ведутся и там: портал показывает, кто и когда сохранил новую версию, и позволяет восстановить прежнюю. Подробно — в статье «Версионность и хранение документов на диске».

Чтобы настроить версионирование, сроки хранения и тома файлов под задачи вашей компании, обратитесь к специалистам по внедрению 1С:Документооборота.