14.10.2021
2 минутыЭлектронные документы в 1С:Документооборот на примере справочника «Внутренние документы»:
В качестве примера рассмотрим интерфейс справочника «Внутренние документы». Данный справочник имеет близкий интерфейс со справочниками входящих и исходящих документов.На (Рис. 1) представлен справочник «Внутренние документы», который содержит древовидную структуру папок (1), список электронных документов (2) и область просмотра документа (3).
Рис. 1 – Справочник «Внутренние документы»
Существуют несколько вариантов представления документов, которые позволяют выводить документы списком или выполнять группировку
по папкам, видам документов, вопросам деятельности, контрагентам и т.д. (Рис. 2).
Рис. 2 – Параметры просмотра документов
Чтобы найти определенный документ быстро можно воспользоваться системой отборов (Рис. 3). Например, указать период, в пределах которого программе следует искать документ, вид документа (служебные записки, приказы и т.д.), организацию, контрагента, проект и другие варианты отбора, в зависимости от варианта выбранной группировки.
Рис. 3 – Система отборов
Список электронных документов содержит перечень важных реквизитов, позволяющих идентифицировать документ до открытия карточки документа (Рис. 4). Например, наименование документа, регистрационный номер и дата регистрации документа, лицо, которое подготовило и/или подписало (утвердило) данный документ и дата создания документа в программе. Также достаточно информативными являются значки, которые сообщают пользователю подписан ли данный документ электронной подписью , имеет ли документ прикрепленные файлы , находится ли документ на контроле и имеет ли категорию (например, «Важно» или «Срочно»).
Рис. 4 – Список электронных документов
Такая организация отображения документов позволяет легко ориентироваться среди множества электронных документов, хранимых в информационной базе.
Представление электронного документа в СЭД:
Карточка электронного документа содержит основную информацию о документе, такую как:
- вид документа;
- наименование;
- содержание;
- стороны (контрагенты);
- сумма по документу;
- срок действия;
- срок исполнения;
- сведения о лице, подготовившего и подписавшего (утвердившего) документ;
- гриф доступа;
- состояние документа (согласован, подписан, зарегистрирован и т.д.);
- состояние ЭДО и т.д.
В качестве примера на (Рис. 5) представлена карточка электронного документа «Счет-фактура (полученный)». На вкладке «Обзор» представлена основная информация о документе, позволяющая его идентифицировать. В правой части формы находятся прикрепленные файлы, которые составляют основу электронного документа, в данном примере это «Электронный счет-фактура (УПД)» в формате *.xml.
