31.01.2025
4 минуты
Содержание
- Оценка проекта: скорость и прозрачность
- Согласование договоров и допсоглашений: контроль и анализ
- Подготовка проектной документации: стандартизация и качество
- Отчеты о статусе проекта: контроль сроков и рисков
- Заключение
Оценка проекта: скорость и прозрачность
До внедрения системы:
-
Оценка стоимости проекта затягивается из-за того, что сотрудники не могут отслеживать статус и ход согласования документа оценки. А также из-за того, что не все участники процесса могут получить исходные документы.
-
Высок риск потерять заказчика из-за задержек в процессе оценки.
-
Неэффективная коммуникация увеличивает вероятность ошибок в определении стоимости проекта.
После внедрения системы:
-
Документы для оценки стоимости проекта доступны всем участникам этого процесса.
-
Легко отслеживать статус документа: кто согласовал, какие правки внесены, когда завершится процесс.
-
Благодаря мобильному приложению сотрудники вне офиса участвуют в процессе наравне с коллегами.
Результат: время на оценку сокращается с недели до 2–3 дней, риск ошибок сводится к минимуму.
Согласование договоров и допсоглашений: контроль и анализ
До внедрения системы:
-
Сотрудникам, которые уже согласовали договор, сложно контролировать правки, внесенные после них.
-
Это повышает риски заключения договора на невыгодных для компании условиях.
-
Сложно найти старый договор при необходимости.
После внедрения системы:
-
Процесс доработки договора полностью прозрачен для участников.
-
Все изменения фиксируются, можно просматривать весь процесс согласования.
-
Доступен поиск по архиву для анализа прошлых договоров или разрешения споров.
Результат: процесс согласования занимает 1–2 дня вместо недели.
Подготовка проектной документации: стандартизация и качество
До внедрения системы:
-
Шаблоны техзаданий, планов-графиков работ, статус-отчетов и т.д. хранятся в разных местах: на компьютерах сотрудников, в почте, общих папках и т.д.
-
Сотрудники используют разные шаблоны и устаревшие версии проектных документов.
-
Нарушается единство в оформлении документов. В их содержании могут быть пропущены важные пункты и разделы. Снижается качество работ, проект приходится переделывать.
После внедрения системы:
-
Единый набор шаблонов документов, обеспечивает соблюдение корпоративных стандартов в их оформлении и содержании.
-
Предотвращается использование разных версий одного документа.
-
Удобный доступ к истории проекта позволяет анализировать и улучшать процессы.
Результат: повышается качество документации, снижается вероятность ошибок.
Отчеты о статусе проекта: контроль сроков и рисков
До внедрения системы:
-
Руководители проектов часто забывают внести в статус-отчет важные вопросы и проблемы.
-
Из-за этого статус-встречи с заказчиками проходят непродуктивно.
-
Нерешенные проблемы накапливаются, возникают задержки и риски срыва проекта.
После внедрения системы:
-
Встроенные инструменты управления проектами помогают выявлять проблемные точки в ходе работ.
-
Архив отчетов позволяет анализировать историю проекта, находить причины проблем и нерешенные вопросы.
-
Менеджеры получают автоматические напоминания о подготовке и согласовании статус-отчетов.
Результат: подготовка статус-отчетов занимает 1 день вместо 2; статус-встречи с заказчиками проходят продуктивно.
Заключение
Внедрение 1С:Документооборот кардинально меняет подход к работе в производственном департаменте. Система помогает:
-
Ускорить оценку проектов по запросам заказчиков.
-
Снизить риски при согласовании договоров.
-
Обеспечить стандартизацию проектной документации.
-
Улучшить качество отчетов по проекту и взаимодействие с заказчиками.
Эти изменения освобождают сотрудников от непродуктивных действий по работе с документами, обеспечивают рост эффективности и конкурентоспособности компании.