1С:Документооборот в производственном департаменте

Содержание

• Оценка проекта: скорость и прозрачность
• Согласование договоров и допсоглашений: контроль и анализ
• Подготовка проектной документации: стандартизация и качество
• Отчеты о статусе проекта: контроль сроков и рисков
• Заключение

Производственный департамент – основа предприятия, занятого выпуском товаров или проектной деятельностью по оказанию услуг. В этой статье мы рассмотрим, как внедрение 1С:Документооборота меняет работу сотрудников и руководителей производственного департамента, упрощая оценку проектов, согласование договоров, подготовку проектной документации и отчетов о статусе проектов.

Оценка проекта: скорость и прозрачность

До внедрения системы:

• Оценка стоимости проекта затягивается из-за того, что сотрудники не могут отслеживать статус и ход согласования документа оценки. А также из-за того, что не все участники процесса могут получить исходные документы.

• Высок риск потерять заказчика из-за задержек в процессе оценки.

• Неэффективная коммуникация увеличивает вероятность ошибок в определении стоимости проекта.

После внедрения системы:

• Документы для оценки стоимости проекта доступны всем участникам этого процесса.

• Легко отслеживать статус документа: кто согласовал, какие правки внесены, когда завершится процесс.

• Благодаря мобильному приложению сотрудники вне офиса участвуют в процессе наравне с коллегами.

Результат: время на оценку сокращается с недели до 2–3 дней, риск ошибок сводится к минимуму.

Согласование договоров и допсоглашений: контроль и анализ

До внедрения системы:

• Сотрудникам, которые уже согласовали договор, сложно контролировать правки, внесенные после них.

• Это повышает риски заключения договора на невыгодных для компании условиях.

• Сложно найти старый договор при необходимости.

После внедрения системы:

• Процесс доработки договора полностью прозрачен для участников.

• Все изменения фиксируются, можно просматривать весь процесс согласования.

• Доступен поиск по архиву для анализа прошлых договоров или разрешения споров.

Результат: процесс согласования занимает 1–2 дня вместо недели.

Подготовка проектной документации: стандартизация и качество

До внедрения системы:

• Шаблоны техзаданий, планов-графиков работ, статус-отчетов и т.д. хранятся в разных местах: на компьютерах сотрудников, в почте, общих папках и т.д.

• Сотрудники используют разные шаблоны и устаревшие версии проектных документов.

• Нарушается единство в оформлении документов. В их содержании могут быть пропущены важные пункты и разделы. Снижается качество работ, проект приходится переделывать.

После внедрения системы:

• Единый набор шаблонов документов, обеспечивает соблюдение корпоративных стандартов в их оформлении и содержании.

• Предотвращается использование разных версий одного документа.

• Удобный доступ к истории проекта позволяет анализировать и улучшать процессы.

Результат: повышается качество документации, снижается вероятность ошибок.

Отчеты о статусе проекта: контроль сроков и рисков

До внедрения системы:

• Руководители проектов часто забывают внести в статус-отчет важные вопросы и проблемы.

• Из-за этого статус-встречи с заказчиками проходят непродуктивно.

• Нерешенные проблемы накапливаются, возникают задержки и риски срыва проекта.

После внедрения системы:

• Встроенные инструменты управления проектами помогают выявлять проблемные точки в ходе работ.

• Архив отчетов позволяет анализировать историю проекта, находить причины проблем и нерешенные вопросы.

• Менеджеры получают автоматические напоминания о подготовке и согласовании статус-отчетов.

Результат: подготовка статус-отчетов занимает 1 день вместо 2; статус-встречи с заказчиками проходят продуктивно.

Заключение

Внедрение 1С:Документооборот кардинально меняет подход к работе в производственном департаменте. Система помогает:

• Ускорить оценку проектов по запросам заказчиков.

• Снизить риски при согласовании договоров.

• Обеспечить стандартизацию проектной документации.

• Улучшить качество отчетов по проекту и взаимодействие с заказчиками.

Эти изменения освобождают сотрудников от непродуктивных действий по работе с документами, обеспечивают рост эффективности и конкурентоспособности компании.