Документооборот и хранение файлов в Битрикс24

Работа любой компании немыслима без организации документооборота. Отделу продаж необходимо согласовывать коммерческие предложения, счета и договоры перед отправкой клиенту. Проектный отдел согласовывает инструкции, регламенты и технические задания. Бухгалтерия, отдел кадров, юристы, административно-хозяйственная служба и любые другие подразделения создают, утверждают и хранят свои виды документов.
Организовать документооборот для всей компании поможет функционал «Диск» и бизнес-процессы в Битрикс24. В окне Диска можно выбрать с какими документами мы хотим работать – «Мой диск» или «Общий диск». На моем диске находятся личные папки и файлы, а также материалы, доступные пользователю, как участнику проекта или группы. На общем диске находятся файлы для общего пользования.
 
«Мой диск» удобно использовать для быстрого доступа и работы с файлами проектов. Мы можем создать информативную структуру папок и разместить в них документы.
 
Аналогично получить доступ к файлам проекта можно в меню самого проекта в разделе «Диск».
 

 
Для добавления новых папок и файлов используем кнопку «Добавить».

 
При выделении файла нам откроется панель быстрых операций для переименования, скачивания, удаления и т.д.

 
Инструмент «Диск» позволяет организовать совместную работу с документами. Мы можем открыть общий доступ к папкам и файлам для других сотрудников. На папках групп, проектов и с выданным доступом отображается значок «два человек». Определим для выбранных коллег уровень доступа к файлам: чтение, добавление, редактирование или полный доступ.
 


 
Работа с документами раздела «Общий диск» осуществляется аналогичным образом. Существенным отличием будет возможность использовать бизнес-процессы для ознакомления, утверждения документов и других действий.


 
Обязательным этапом жизненного цикла документа является утверждение или согласование, запустим бизнес-процесс «Двухэтапное утверждение». Укажем на первом этапе нашего прямого руководителя, а на втором директора департамента.
 

После запуска бизнес-процесса мы увидим его в разделе «Задания бизнес-процессов» меню «Автоматизация» и в ленте новостей.
 
По данному процессу нам предлагается утвердить, отклонить или делегировать задачу по документу. После положительного решения документ перейдет на второй этап утверждения.
 
Процесс утверждения на последующих этапах выполняется аналогично. В верхней части окна мы можем видеть историю утверждения документа предыдущими сотрудниками.
 
Для любого документа мы можем посмотреть историю по бизнес-процессам. Если документ был утвержден, то ему будет присвоен соответствующий статус «Утвержден». Так пользователи системы всегда смогут определить действующий документ или нет.
 
Кроме общего диска функционал запуска бизнес-процессов доступен для документов в проектах и группах. Откроем список процессов для документа в одном из наших проектов.
 
Для облачных тарифов Битрикс24 объем дискового пространства для документооборота компании ограничен, через определенное время может потребоваться удалить часть файлов. Для личных данных это можно сделать при помощи меню быстрых действий. Если необходимо освободить место от части общих файлов, то можно воспользоваться функционалом «Очистка диска». Он покажет сколько места уже занято, к каким разделам относятся информация, какую часть из них можно удалить безопасно.
 
Используя представленный функционал для хранения и совместной работы с документами, вы сможете организовать документооборот для всех подразделений компании.