Как эффективно управлять проектами

Многие компании внедряют проектный подход, но сталкиваются с проблемами планирования, координации задач, контроля сроков и учета ресурсов. 1С:Документооборот КОРП устраняет эти проблемы, используя собственные инструменты, уже накопленные в системе данные и интеграцию с другими продуктами 1С. Взаимодействие сотрудников, хранение данных и управление проектом происходит в одной системе.

1. Планирование проектов и задач

Проекты в 1С:Документообороте строятся в виде иерархии задач. Для каждой задачи указываются:

• описание;
• плановая дата начала, окончания и длительность;
• список исполнителей;
• плановые трудозатраты;
• список предшественников;
• ограничения (при необходимости).

Система автоматически формирует календарный план, который можно корректировать в процессе работы.

План проекта можно просматривать в режимах планирования, отправки на выполнение, контроля, анализа трудозатрат, полного вывода данных и диаграмм Ганта.

Поддерживается импорт данных из Microsoft Project. Например, если план проекта составлялся в MS Project, то 1С:Документооборот обеспечивает автоматизированный сбор статистики и контроль выполнения этого плана.

2. Назначение и перераспределение задач

Благодаря 1С:Документообороту проектные задачи не теряются в почте и мессенджерах: все поручения автоматически фиксируются в системе.

Руководитель проекта может:

• Назначать исполнителей и следить за статусом задач.
• Менять сроки и приоритеты задач.
• Контролировать загрузку сотрудников, перераспределять задачи, добавлять дополнительные ресурсы.

Исполнители работают со списком своих проектных задач и связанными с ними документами в разделе системы «Задачи мне».

3. Контроль и анализ выполнения проекта

Для эффективного управления проектной командой руководители проектов используют:

• Ежедневные отчеты сотрудников, в которых фиксируется время, затраченное на выполнение задач.
• Анализ просроченных задач и задач, которые вскоре должны начаться/закончиться.
• Сравнение фактических сроков и трудозатрат с плановыми.
• Управление по контрольным точкам и оценку вероятности их прохождения.
• Оценку загрузки сотрудников, выявление задач, требующих перераспределения ресурсов.

Автоматизация учета трудозатрат в 1С:Документообороте помогает не только завершать проекты вовремя с заявленным качеством, но и оптимизировать рентабельность за счет точного анализа затрат.

Вывод

Использование 1С:Документооборота для управления проектами позволяет проектной команде оперативно реагировать на изменения и повышать эффективность проектов.

Централизованное хранение всех данных по проекту и его участникам, встроенные механизмы расчета планов, ежедневных отчетов по задачам, анализа трудозатрат, управления по контрольным точкам и т.д., а также доступ к данным учетных систем 1С – все это позволяет достигать целей проектов, контролировать их сроки, рентабельность и качество.