1С:Документооборот государственного учреждения

1С:Документооборот государственного учреждения обеспечивает централизованное хранение документов с разграничением прав доступа.

• Документы хранятся в единой системе и доступны только уполномоченным пользователям. Структура хранения может строиться по организационной структуре или по типам документов.
• Поддерживаются все виды файлов: офисные документы, изображения, аудио- и видеофайлы, архивы, проекты САПР и другие форматы.
• Работа ведётся напрямую из программы — без внешних каталогов и ручного обмена.

• Доступ к документам настраивается по видам документов, грифам, группам корреспондентов и физлиц, учреждениям и рабочим группам.
• Каждая рабочая группа может заполняться автоматически — из бизнес-процессов, реквизитов объекта и других данных системы. Это позволяет контролировать, кто и какие действия может выполнять: чтение, добавление, редактирование или удаление.
• Все изменения фиксируются и отображаются в журнале.

Программа поддерживает учёт и регистрацию входящих и исходящих документов.
Регистрационные номера присваиваются автоматически, по настроенным правилам — с учётом структуры и индексов дел.

Возможности:

• учёт поступивших документов, сканирование и штрихкодирование;
• печать регистрационных штампов и формирование карточек документов;
• контроль сроков исполнения и постановка задач;
• ведение номенклатуры дел, передача дел в архив и уничтожение;
• автоматическая генерация отчётов по исполнению и просроченным документам.

Система полностью соответствует требованиям 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Предусмотрена регистрация обращений граждан, в том числе дубликатов, повторных и переадресованных.

Специалист видит в программе:

• историю переписки с гражданином,
• статус исполнения,
• структуру и динамику поступающих обращений.

Доступны аналитические отчёты: «Исполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика обращений» и «Список обращений граждан».

• Встроенные инструменты позволяют загружать документы напрямую со сканера.
• Поддерживаются все TWAIN-совместимые устройства и форматы JPG, PDF, TIF (включая многостраничные).
• Реализовано потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов и формированием единых файлов.
• Система выполняет автоматическое распознавание текста и поддерживает полнотекстовый поиск по распознанным документам.

• Почта интегрирована прямо в систему.
• Письма обрабатываются так же, как документы: их можно регистрировать, отправлять, ставить на контроль и связывать с другими файлами.

Поддерживаются:

• отправка и приём писем с электронной подписью и шифрованием;
• автоматическая загрузка входящих писем и документов;
• работа через внешние клиенты (Microsoft Outlook, The Bat, Thunderbird и др. по протоколу MAPI).

• Сотрудники могут редактировать файлы в установленных приложениях или во встроенном текстовом редакторе.
• При сохранении автоматически создаётся новая версия документа с указанием автора, даты и времени.

Возможны следующие действия:

• сравнивать версии (doc, rtf, html, txt, odt);
• удалять ненужные;
• переключать активную версию;
• отслеживать изменения в режиме истории.

Каждому документу присваивается уникальный штрихкод. Его можно напечатать на отдельном листе, поверх титульного, на наклейке или вставить в электронный файл. Штрихкод используется для быстрого поиска карточек и автоприкрепления сканов при потоковом сканировании.

Регистрационные штампы включают название организации, номер, дату и штрихкод, и могут выводиться на печать автоматически.

1С:ДГУ полностью поддерживает ведение номенклатуры дел. Программа позволяет:

• формировать регистрационные номера с индексом дела;
• списывать документы в дела;
• передавать дела в архив или уничтожать;
• формировать печатные формы — обложку, внутреннюю опись, итоговую запись и т.д.

• В карточке документа можно указать несколько резолюций — от сотрудников учреждения и внешних контрагентов. 
• Реализованы визы согласования, где фиксируются результаты, даты, исполнители и замечания.
• Все согласования можно распечатать в виде листа виз или протокола.
• Дополнительно ведётся журнал передачи документов — для внутреннего и внешнего контроля сроков возврата.

• единичные;
• множественные;
• одно- и двусторонние.
  

1С:ДГУ включает готовый набор бизнес-процессов:

• Рассмотрение
• Исполнение
• Согласование (параллельное, последовательное, смешанное)
• Утверждение
• Регистрация
• Ознакомление
• Поручение
• Приглашение
• Обработка входящего/исходящего/внутреннего документа
• Комплексные процессы

Процессы можно настраивать по видам документов, задавать сроки с учётом графиков, автоматически запускать по расписанию или бизнес-событиям.

Поддерживается иерархия подчинённых процессов и задач, а также временная остановка для согласованных случаев.

Система поддерживает:

• проектную работу с задачами и отчётами по видам деятельности;
• обсуждения и комментарии для совместного принятия решений;
• учёт рабочего времени и затраченных ресурсов;
• протоколирование действий пользователей для анализа и устранения ошибок.

Руководители могут использовать рабочий стол руководителя для согласования, утверждения и контроля исполнения в реальном времени.