Обучение

Сборник локальных нормативных актов по организации делопроизводства позволит своими силами подготовить предприятие к внедрению «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в сжатые сроки.

Методика ориентирована на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

• несложная организационная структура,
• потребность в упорядочении работы как с управленческой документацией в целом, так и непосредственно c договорами,
• численность персонала до 60 человек.

Сборник содержит печатный комплект типовых нормативных документов. К книге приложен диск (CD-ROM) с электронными документами и демонстрационной базой данных, которая иллюстрирует предлагаемую методику постановки делопроизводства.

Назначение

Локальная нормативная регламентация делопроизводства является неотъемлемой частью организации работы с документами. Путем принятия ряда локальных нормативных актов закрепляются единые принципы организации документооборота и правила делопроизводства – стандарты подготовки и оформления документов.

Весь комплекс мер по организации делопроизводства, включая как нормативную регламентацию, так и внедрение электронного документооборота, определяется как политика в области управления документами. Такая политика всегда должна иметь поддержку от высшего руководства организации. Использование нормативных документов, регламентирующих работу с документами, обязательно для всех работников организации.

Требование принять политику управления документами содержит ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в котором говорится о том, что организация должна принимать, документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности.

Цель политики – создание и поддержка системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами.

Комплект документов реализует требование ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 разработать и принять политику управления документами. Комплект представляет собой готовый пакет типовых документов по организации делопроизводства, который может быть внедрен в организации с минимальными доработками (не более 10 % с учетом отраслевой специфики компании). Все нормативные документы комплекта привязаны к программе «1С:Документооборот 8 ПРОФ» (редакция 2.0).

Использование предлагаемого комплекта документов позволяет избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота – автоматизации процессов, которые не прошли предварительную подготовку. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.

Автор

Ведущий эксперт по управлению документацией фирмы «1С», канд. ист. наук Ульянцева С. Э.

Целевая аудитория

Пособие рассчитано на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, консультантов в области автоматизации документооборота, специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы «1С», оказывающих услуги по внедрению программы «1С:Документооборот 8 ПРОФ».

Преимущества использования комплекта

Практика внедрения «1С:Документооборот 8 ПРОФ» показывает, что качественно проведенная подготовка к автоматизации существенно повышает эффективность внедрения: функциональные возможности программы используются в этом случае наиболее рационально.

Использование методики постановки документооборота, заложенной в «Комплекте нормативных документов» при внедрении программы «1С:Документооборот 8 ПРОФ», сократит время на подготовку к автоматизации, повысит эффективность внедрения информационной системы и положительно скажется на управлении предприятием.

Методика постановки документооборота опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

• Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот без привлечения внешних консультантов.
• Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
• Основана на функциональных возможностях программы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» ред. 2.0 и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
• Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
• Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников.
• Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
• Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
• Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
• Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
• Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
• Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

Новое в редакции 2

Комплект документов новой редакции переработан с учетом изменений в версии 2.0 «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Новые возможности программы отражены и в демонстрационной базе.

Актуализировано положение о договорной работе.

К шаблонам документов добавлены также протокол разногласий по договору и протокол разногласий по внутреннему документу, который составляется в случае, если не удалось достигнуть договоренности в ходе согласования внутреннего документа.

Нормативные документы, входившие в состав первой редакции, доработаны с целью частичного упрощения методики и облегчения восприятия текста. Более подробно освещены процессы, которые чаще прочих вызывали вопросы у пользователей.

Содержание

Сборник содержит готовые нормативные документы, которые необходимы для организации делопроизводства:

• Положение о делопроизводстве.
• Приказ о работе в системе управления документами «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
• Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя.
• Приказ об утверждении и введении в действие пакета нормативных документов по организации документооброта.
• Приказ о делегировании полномочий.
• Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы управления документами «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
• Альбом унифицированных форм документов (27 шаблонов документов и 7 бланков).
• Положение о договорной работе.

Документы, включенные в комплекты, универсальны и готовы к внедрению с минимальными (не более 20 % с учетом отраслевой специфики компании) доработками в организации.

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Демонстрационная база данных

Демобаза содержит настроенные шаблоны бизнес-процессов. Это типовая модель организации делопроизводства и документооборота на примере компании ООО «Электроника». В базу загружена «Типовая методика документооборота», в которую внесены незначительные изменения для адаптации данных под ООО «Электроника».

Используя учетные записи сотрудников ООО «Электроника» в демобазе можно проследить маршруты движения документов:

• Работа с договорной документацией
  на примере договора возмездного оказания услуг (нетипового, поступившего от контрагента) и договора закупки (типового) с составлением соответствующей заявки и созданием процесса ее обработки.
• Работа с входящими документами
  на примере коммерческого письма, входящего договора от контрагента, претензии физического лица, письма из Федеральной службы по труду и занятости в отношении обращения сотрудника ООО «Электроника».
• Работа с информационно-справочными документами
  на примере обработки служебной записки и заявления на отпуск.
• Работа с распорядительной документацией
  на примере ряда приказов по основной деятельности.

«Комплект нормативных документов» рекомендован к публикации кафедрой документоведения ИАИ РГГУ.

Стоимость

«1С:Документооборот 8 ПРОФ». Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства, 2-я редакция.

• 195 страниц
• 7 нормативных документов
• 27 шаблонов документов
• 7 бланков документов
• демобаза «1С:Документооброт 8 ПРОФ»
• +CD

Код 4601546120694. Стоимость: 7000 руб., вкл. НДС 18%.