Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» ОАО «Нефтебаза "Красный Яр"»

Заказчик

Компания ОАО «Нефтебаза «Красный Яр» занимается хранением, логистикой и оптовой продажей нефтепродуктов. Компания создана в 1964 году как перевалочный комплекс для снабжения Западной Сибири и районов Крайнего Севера бензином, дизельным топливом и маслами. Предприятие уникально сочетанием крупнейших объемов хранения, полнотой ассортимента нефтепродуктов, выгодным географическим положением и наличием мощного действующего оборудования для приема и выдачи продукта. На сегодняшний день является крупнейшей нефтебазой в России. Общая численность компании: 240 сотрудников.

Выбор продукта

Заказчик склонялся к СЭД на платформе «1С», так как в компании уже используются системы на данной платформе (УПП, Нефтепродукты), что позволяет снизить стоимость владения СЭД (клиентские лицензии, сервер, сопровождение и т.д.). Окончательный выбор был сделан после проведения презентации для ключевых пользователей, где был показан интересующий их функционал. Ввиду того, что заказчик находится в Новосибирске, а исполнитель — в Москве, презентация проводилась удаленно по Skype.

Описание внедрения

1. В результате автоматизации налажен учет входящей и исходящей документации, служебных записок, договоров, организационно-распорядительной документации

2. Установлен программный продукт «1С:Документооборот» на 50 рабочих мест

3. Произведена начальная настройка системы: заведена нормативно-справочная информация: Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты, Сотрудники, Подразделения

4. Настроены виды документов: входящих (10), исходящих (10) и внутренних (10), договоров (3)

5. Настроены шаблоны видов документов:

· договоров — 20

· приказов — 14

· служебные записки — 13

· входящие — 1

· исходящие — 1

6. Настроены процессы обработки входящей-исходящей документации, служебных записок, договоров, приказов и распоряжений

7. Разграничены доступы по папкам внутренних документов, профилям и группам доступа

8. Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой: по работе с входящими-исходящими, с внутренними документами, договорами, по номенклатуре дел, инструкции администраторов, для ответственных за НСИ, по разграничению прав доступа

9. Проведено обучение 6 пользователей

Результаты

Внедрение СЭД позволило хранить все документы в единой информационной среде, что обеспечило сохранность документов, возможность быстрого поиска документов, сократило сроки обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов).

Дополнительная информация о внедрении:

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Количество одновременно работающих клиентов: 50 (тонкий клиент)
Количество видов документов — 50
Количество вводимых документов в день — до 100
Объем информационной базы — 227 МБ