Чем делопроизводство отличается от документооборота?
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующие определения:
  • «делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов»;
  • «документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, дают следующие определения:
  • «делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти»;
  • «документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки».
Важно помнить, что документооборот — это часть делопроизводства, включающая производство, оборот и учет деловых документов, и существующая в рамках общих правил ведения документации в организации.

В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, процессы документооборота могут состоять исключительно из делопроизводственных операций, так как напрямую связаны с работой над документами.
Чем отличаются понятия "документ" и "официальный документ"?
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
  • «документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»;
  • «официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».
В общем случае можно сказать, что если на бумаге есть информация, которая значима для ведения дел организации (бизнеса), то бумага для организации является документом.

Если же на бумаге есть реквизиты, наличие которых обязательно согласно требованиям, установленным российским ГОСТом или условиями межгосударственного соглашения — это официальный документ.

В программе «1С:Документооборот» учет документов ведется в разделе «Файлы», а учет официальных документов (а также проектов документов, которые должны стать официальными) — в разделах «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы».

Обратите внимание: файлы можно перемещать из папки файлов в карточку документа и обратно.
Для чего нужна автоматизация делопроизводства?
В соответствии с ГОСТ Р 7/0/8-2013:
  • «делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов»;
  • «документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами»;
  • «управление документами — деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации».
Таким образом, делопроизводство — это отдельная сфера управленческой деятельности, являющаяся «подсистемой» общей системы управления организацией. И, как следствие, эффективность системы управления зависит от организации делопроизводства.

Программный продукт «1С:Документооборот» предназначен для автоматизации делопроизводства и функций, связанных с управленческой деятельностью компании и организацией взаимодействия сотрудников. Например, выдача поручений и контроль их исполнения, управление мероприятиями, управление проектами, учет рабочего времени и др.

Основные цели, которые достигаются за счет автоматизации делопроизводства и перевода документов из бумажного в электронный вид:
  • Защита от потери документов и несанкционированного доступа к ним. Все документы хранятся в электронном хранилище, к которому пользователи имеют определенный доступ только в рамках разрешенных прав на доступ, поэтому уничтожение файлов непосредственно в системе — невозможно. Для карточек и файлов документов после этапа регистрации — запрещено изменение, что гарантирует сохранение содержимого этих данных в системе в неизменном виде.
  • Повышение исполнительской дисциплины за счет механизмов контроля исполнения поручений.
  • Быстрый поиск документов. В систему встроены механизмы полнотекстового поиска и поиска по реквизитам, поиск по штрихкоду. Также в системе есть возможность указывать место хранения бумажного экземпляра документа, что упрощает поиск не только документов в системе, но и поиск бумажного экземпляра.
  • Сокращение времени на подготовку документов внутри организации. Достигается за счет прохождения всех этапов обработки документов (с момента их создания или получения до отправки на хранение или уничтожение) в электронном виде по заранее настроенным маршрутам.
  • Повышение качества внутренней документации за счет использования готовых шаблонов.
  • Экономия ресурсов на печать документов (рабочее время, бумага и амортизация оборудования).
Задачи по оптимизации процессов (и задачи, которые сводятся к ним) не являются задачами автоматизации, но решение этих задач перед автоматизацией значительно облегчает процесс внедрения и усиливает эффект от автоматизации.

Важно понимать, что достижение указанных целей возможно, при качественной подготовке процессов работы с документами к их автоматизации.

Кроме того, на эффективность внедрения влияет полнота автоматизируемых процессов: урезанный, неполный проект автоматизации не решит проблем организации, которые заставили его обратиться к системе электронного документооборота.
Для каких целей необходимо штрих-кодирование и как его можно использовать?

Штрихкодирование – это технология нанесения графической информации на поверхность, предоставляющая возможность считывания ее техническими средствами, последовательность черных и белых полос либо других фигур. На сегодняшний день, самым популярным штриховым кодом является EAN-13, представляющий собой одномерный тринадцатизначный код.

Штрихкодирование в «1С:Документооборот» используется для привязки конкретного документа к конкретному машиночитаемому номеру (штрихкоду). Это значит, что имея в руках документ со штрихкодом и сканер штрихкодов (возможен и ввод штрихкода вручную), поиск и открытие документа в «1С:Документооборот» займет около секунды.

В условиях больших объемов Вы можете, используя потоковый сканер (либо каталог с подготовленными скан-копиями документов), вводить в базу скан-копии документов затрачивая минимум усилий.

Вы можете распечатывать документы со сформированным и размещенным на листе штрихкодом прямо из «1С:Документооборот».

Подводя итог, можно сказать: штрихкодирование предназначено для сопоставления бумажного документа с документом в системе электронного документооборота, в понятной форме (как человеку, так и машине).

Штрихкодирование чаще всего используется для автоматизации поиска документов в системе.


В системе реализовано распознавание штрихкодов с помощью средств «1С:Документооборот» (в «1С:Документооборот» используется код EAN-13) или ABBYY Recognition Server (не входит в комплект поставки).


Какую структуру предприятия ввести в систему, управленческую или организационную?
«1С:Документооборот» поддерживает только одну структуру предприятия вне зависимости от количества юридических лиц. Структура предприятия вносится в справочник Структура предприятия.

Структура предприятия должна обеспечивать «размещение» всех пользователей, которые будут работать в системе, и отражать реальную подчиненность подразделений и сотрудников друг другу.

Например, генеральный директор и финансовый директор в организационной структуре числятся в подразделении «Руководство». Подразделение «Руководство» имеет подчиненное подразделение «Бухгалтерия», руководителем которого является главный бухгалтер.

Чтобы отразить факт того, что главный бухгалтер подчиняется финансовому директору, а не напрямую генеральному директору, необходимо добавить еще одно подразделение - «Финансовый блок», руководителем которого назначается финансовый директор.

В структуре подчиненности эти подразделения будут расположены следующим образом: «Администрация» - «Финансовый блок» - «Бухгалтерия».

Подчиненность сотрудников друг другу вычисляется по структуре предприятия, поэтому необходимо четко настроить подчиненность подразделений с учетом их руководителей.
Как правильно произвести заполнение справочника «Пользователи»?
Заполнение справочника Пользователи является обязательным условием для нормальной работы системы. При небольшом количестве пользователей заполнить справочник можно и вручную, но если пользователей больше 50, лучше заполнить этот справочник более удобными способами:

Импортировать из других учетных систем на платформе «1С:Предприятие» посредством правил обмена. Для этого в шаблон конфигурации «1С:Документооборот» включена обработка «Универсальный обмен данными в формате XML» (Все функции - Обработки);

Использовать планы обмена с другими типовыми конфигурациями;

Загрузить из табличного файла (Настройка и администрирование - Загрузка данных из файла) следующим образом:
  • в первую очередь загрузить данные в справочник Пользователи;
  • затем загрузить данные в регистр сведений Сведения о пользователях;
  • загрузить данные справочника из произвольного файла обработкой, разработанной самостоятельно.
Если предполагается синхронизировать справочник Пользователи с другой системой (например, с программой «1С:Зарплата и управление персоналом»), то рекомендуется произвести синхронизацию до заполнения вручную информации о пользователях, чтобы избежать дублирования элементов справочника Пользователи/
Позволяет ли «1С:Документооборот» использовать шифрование файлов?
Да, программа позволяет зашифровать любые файлы. Для поддержки шифрования в «1С:Документооборот» необходимо установить криптографическое ПО, удовлетворяющее ГОСТ Р 4.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи».
Можно ли в «1С:Документооборот» использовать электронную подпись?
В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 63-ФЗ «Об электронной подписи» «1С:Документооборот» поддерживает работу со всеми видами электронной подписи: простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной. Программа поддерживает работу одновременно с несколькими криптопровайдерами.

Механизм электронной подписи позволяет подписывать следующие объекты:
  • карточки документов;
  • файлы;
  • визы согласования;
  • резолюции;
  • решения об утверждении.
Для использования электронной подписи необходимо включить поддержку электронной подписи в настройках программы, указать парметры криптопровайдера, установить сертификаты:
Настройка и администрирование - Настройка программы - Общие настройки.
Может ли работать «1С:Документооборот» на мобильных устройствах?
Да, через приложение «Мобильный 1С:Документооборот» для использования на устройствах с операционными системами iOS/Android/Windows Phone. Поддерживаемые версии: «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Документооборот государственного учреждения» редакции 2.0 и 2.1. Мобильный клиент позволяет синхронизировать почту, календарь, задачи, не требуя постоянного подключения к базе. Приложение опубликовано в Google Play, AppStore, Microsoft Store.

Также есть возможность работать на мобильных устройствах с продуктов «1С:Документооборот» при помощи браузера.
Можно ли в «1С:Документооборот» хранить конфиденциальные данные?
Ряд организаций предъявляют дополнительные требования к делопроизводству документов, содержащих конфиденциальную информацию. Эти требования могут быть основаны на внутренних и внешних нормативных актах.

Работа с конфиденциальными документами в «1С:Документооборот» организуется с использованием настроек доступа к ним, аналогично тому, как это делается в бумажном документообороте, в соответствии с инструкцией о конфиденциальных документах.

«1С:Документооборот» позволяет разграничивать доступ:
  • по группам пользователей (рабочие группы пользователей);
  • по рабочим группам (индивидуально, рабочие группы документа);
  • по папкам внутренних документов;
  • по видам документов;
  • по организациям;
  • по подразделениям;
  • по видам деятельности;
  • по грифам доступа;
  • по контрагентам.
Для организации работы с конфиденциальными документами необходимо определить:
  • Виды документов, содержащие конфиденциальную информацию.
  • Грифы доступа, используемые в организации.
  • Рабочие группы, которые имеют доступ к документам с определенными грифами доступа.
Для усиления защиты конфиденциальной информации можно применять шифрование файлов. «1С:Документооборот» поддерживает шифрование файлов с помощью внешнего программного обеспечения.
Можно ли «1С:Документооборот» использовать для автоматизации закупочной деятельности в рамках Федерального Закона №44 «Л клгьоакьглй сисьеме в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»?
«1С:Документооборот» позволяет автоматизировать следующие процессы, предусмотренные 44-ФЗ, а именно:
    1) подготовка, согласование и утверждение закупочной документации путем настройки соответствующих видов документов и бизнес-процессов к ним, электронной подписи (опционально);
    2) рассмотрение заявок комиссией по осуществлению закупок, подготовку протоколов по итогам рассмотрения с использованием протокольных мероприятий;
    3) подготовку, согласование и подписание договоров, заключаемых по итогам проведения конкурсных процедур.
Также стоит отметить, что у фирмы «1С» существует решение «1С:Государственные и муниципальные закупки 8», обеспечивающее автоматизацию всех этапов подготовки и размещения заказа на закупку товаров, работ и услуг.
Поддерживает ли «1С:Документооборот» Федеральный Закон №210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»?
Федеральный закон Российской Федерации № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г. регулирует отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительным полномочия.

Оказание государственных услуг в «1С:Документооборот» обеспечивается посредством использования бизнес-процессов, реализованных в программе.

В том числе имеется возможность создавать бизнес-процессы с настраиваемым маршрутом, которые позволяют автоматизировать необходимые этапы оказания государственной услуги.

Учет государственных услуг поддерживается на уровне видов входящих документов. Например, заявка на государственную услугу вместе с сопроводительными документами оформляется как входящий документ. Дальнейшая обработка этого документа выполняется в соответствии с настроенным маршрутом.

В «1С:Документооборот» имеется также возможность автоматического запуска заявки по маршруту после ее регистрации.

Отчеты по исполнению позволяют контролировать срок предоставления государственной услуги.

В программе имеется возможность учесть специфику конкретного учреждения путем настройки бизнес-процессов и видов документов.
Удовлетворяет ли «1С:Документооборот» требованиям по работе с персональными данными и конфиденциальной информацией?
При внедрении «1С:Документооборот» у руководителей и специалистов, отвечающих за безопасность, часто возникает вопрос: насколько надежно соблюдаются требования по работе с персональными данными?

Фирма «1С» выпускает программный комплекс «1С:Предприятие, 8.3z», являющийся сертифицированной версией технологической платформы «1С:Предприятие 8.3».

Фирмой «1С» получен сертификат соответствия № 3443 (действует до 02.09.2018) выданный ФСТЭК России, который подтверждает, что защищенный программный комплекс (ЗПК) «1С:Предприятие 8.3z» признан программным средством общего назначения со встроенными средствами защиты информации от несанкционированного доступа (НСД) к информации, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

По результатам сертификации подтверждено соответствие требованиям руководящих документов:
  • по защите от НСД - по 5 классу;
  • по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей (НДВ) по 4 уровню контроля.
Сертификат ФСТЭК вы можете найти на сайте фирмы «1С».

Программный продукт «1С:Документооборот» разработан с учетом требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В программе реализована возможность разграничения доступа к данным, содержащим персональные сведения, для чего должна быть включена соответствующая настройка программы.

«1С:Документооборот» учитывает «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти», учитывающим в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденным приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 221 от 02.09.2011.

Такие требования актуальны и для организаций всех форм собственности. Однако, следует заметить, что на соответствие требованиям защиты персональных данных проводится аудит не конкретного программного продукта, а организации (т.е. соответствовать может система в целом с учетом организационно-распорядительных мер, проведенных в организации).

Для включения протоколирования доступа к персональным данным в «1С:Документооборот» необходимо включить настройку:
Настройка и администрирование - Настройка программы - Общие параметры - Использовать учет доступа к персональным данным согласно требованиям Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
Где можно скачать демонстрационную версию продукта «1С:Документооборот»?
Фирма «1С» не выпускает демонстрационные версии типовых конфигураций. На сайте фирмы «1С» можно ознакомиться с продуктом в режиме онлайн.

Подготовлены различные информационные базы:
  • 1С:Документооборот КОРП;
  • 1С:Документооборот ПРОФ;
  • 1С:Документооборот государственного учреждения;
  • 1C:Document Management - «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским.
В демонстрационной версии 1C:Document Management язык, который будет использоваться при работе, определяется языком операционной системы и может быть изменен настройками языка в браузере.

Каждая база является законченным прикладным решением, ее можно использовать в качестве реально работающей системы. Представленная функциональность, с прикладной точки зрения, предназначена для демонстрации возможностей конфигурации «1С:Документооборот» и платформы «1С:Предприятие».

Также, демонстрацию «1С:Документооборот» могут провести фирмы-партнеры.
Все ли партнеры «1С» могут заниматься продажей и внедрением «1С:Документооборот»?
Возможность продажи решений на базе программ «1С:Предприятие» определяется договором коммерческой концессии между фирмой «1С» и фирмой-партнером.

Для получения этой возможности необходимо выполнить несколько условий, включая обучение и сертификацию специалистов.

При выполнении условий фирма-партнер попадает в список фирм, рекомендованных для внедрения программных продуктов на базе «1С:Предприятие». Список регулярно обновляется на сайте фирмы «1С».

Партнеры, внедряющие «1С:Документооборот» и выполняющие специальные требования, такие как наличие сертифицированных специалистов по программе, наличие подтвержденного опыта внедрения «1С:Документооборот», а также участие в проектах «1С:Система менеджмента качества» и «1С:Консалтинг», представлены в списке Центров компетенции по документообороту на сайте фирмы «1С».
Можете ли вы привести примеры удачных внедрений «1С:Документооборот»?
Внедрениями «1С:Документооборот» занимаются фирмы-партнеры (фирмы-франчайзи). Информация о внедрениях публикуется в справочнике внедренных решений.

В справочнике внедренных решений информация о внедрениях распределена по отраслям, продуктам и реализованному функционалу.

Информация, опубликованная в данном справочнике, предоставляется партнерами добровольно и только с согласия клиента, поэтому в справочнике представлены не все реализованные решения. Для части решений публикуются отзывы клиента о внедрении программы и результатах ее использования в организации.
Какие основные нормативные документы регламентируют ДОУ в России
При автоматизации делопроизводства и документооборота необходимо понимать и руководствоваться национальными стандартами той страны, где находится организация.

В России существуют государственные стандарты на основные понятия и процессы управления документами. В сфере делопроизводства и документооборота могут применяться следующие документы:
  • ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
  • ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • ФЗ № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
  • ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»;
  • ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» (Документ утрачивает силу с 1 июля 2018 года в связи с изданием Приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 25.05.2017), утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов");
  • ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Формат Open Document для офисных приложений»;
  • ГОСТ Р 52294-2004 «Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения»;
  • ГОСТ Р 53898 «Требования к электронному сообщению»;
  • ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»;
  • «Требования ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления)»;
  • «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477;
  • «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждены приказом Росархива 23.12.2009 № 76;
  • «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №; 558;
  • ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД ) (класс 0200000), утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.
В государственных учреждениях могут дополнительно действовать внутриведомственные инструкции.
Как описать бизнес процессы?
Есть три стандартных формата описания бизнес процессов:
1. Текстовый
Преимущества: Простота, нет необходимости в обучении
Недостатки: Низкая степень формализации, плохая структурированность
2. Табличный
Преимущества: Хорошая структурированность
Недостатки: Слабые возможности для отражения ветвлений процесса
3. Графический
Преимущества: Наглядность, наилучшее восприятие
Недостатки: Необходимость обучения использованию формата
Что такое методология внедрения и какие работы входят в методологию?

Методология внедрения программного продукта – это проектная технология автоматизации, адаптированная к программному продукту и к соответствующей продукту предметной области.

 

Методология внедрения программного продукта включает в себя:

· описание фаз проекта, задач, решаемых в рамках фазы;

· описание процедур управления проектом;

· организационную структуру проекта - описание ролей (задачи, ответственность) на проекте;

· шаблоны документов для проекта.

 

Каких сотрудников анкетируют перед внедрением 1С:Документооборот?
Как правило, анкетирование проводится для следующих групп должностей:
•    Руководитель организации и его заместители;
•    Руководители подразделений различных уровней;
•    Секретари руководителей;
•    Делопроизводители (обычно это канцелярия);
•    Сотрудники, обеспечивающие контроль исполнения документов;
•    Архивная служба.

Какова цель анкетирования сотрудников перед внедрением СЭД?
Целью анкетирования является сбор информации из первичных источников для последующего обобщения и анализа, учета специфики документного обращения подразделений, а также пожеланий пользователей и участников документооборота. Анкетирование проводится в соответствии с условиями договора на внедрение системы электронного документооборота либо другого документа предполагающего процедуру анкетирования и является составляющей частью предпроектной диагностики.
Что необходимо учитывать при внедрении СЭД?
Для внедрения системы электронного документооборота необходимо учитывать контекст: уровень зрелости Заказчика в управлении документооборотом и информационными потоками, проводить детальную и качественную диагностику, использовать проектную технологию.
Какие СЭД чаще всего используются на российском рынке?
По данным на начало декабря 2017 года, по данным исследования TAdviser, включающего информацию примерно о 4440 тыс. внедрений - больше половины всех проектов, информация о которых доступна в открытых источниках, приходится на 5 отечественных систем – Directum, Docsvision, ELMA, «Дело» и «1С:Документооборот».
Если смотреть на внедрения всех продуктов класса СЭД/ECM конкретных вендоров, то по количеству проектов пятерка лидеров, как и по итогам 2016 года, выглядит так: «Директум», «Электронные офисные системы» (ЭОС), ELMA, «Доксвижн» и 1С.
Какие бизнес-процессы есть в типовой конфигурации 1С:Документооборот?
В программе «1С:Документооборот» имеется набор процессов, используемых для движения внутренних документов, обработки входящих и исходящих документов. Это следующие виды процессов:

Исполнение – используется для отправки документов на исполнение одному или нескольким сотрудникам;
Ознакомление – используется для ознакомления пользователей с входящими, исходящими, внутренними документами и файлами;
Рассмотрение – используется для передачи входящего или внутреннего документов на рассмотрение ответственному лицу;
Регистрация – используется для передачи документов на регистрацию – присвоение регистрационного номера и отметки об отправке получателю (для исходящего документа);
Согласование – используется для согласования входящих, исходящих, внутренних документов и файлов с ответственными лицами;
Утверждение – используется для передачи исходящего или внутреннего документов на утверждение ответственному лицу;
Составные процессы – более сложные процессы, составленные из элементарных, для обработки входящих, исходящих и внутренних документов. Составные процессы могут быть жестко заданными в своей последовательности (обработка входящих, исходящих, внутренних документов) и свободными, с помощью которых можно задать любую произвольную последовательность действий с документами на основе элементарных процессов (комплексные процессы).
Какие СУБД поддерживает 1С-Битрикс?
Поддерживаются следующие СУБД: MySQL, Oracle, MS SQL.
Работает ли программа 1С:Документооборот в реальных организациях?
Да, программа работает в реальных организациях. Это и небольшие компании, и крупные территориально-распределенные холдинги, и государственные учреждения. Часть внедрений проводится специалистами фирм-партнеров, часть - силами специалистов компаний-клиентов.
Как подготовить организацию к внедрению системы электронного документооборота?
Внедрение системы электронного документооборота требует от организации предварительных организационных мероприятий. Необходимо предварительное построение системы документооборота организации — организация делопроизводства и регламентация деятельности организации.

Во-первых, это организация подразделения, которое занимается делопроизводством в компании (если его еще нет). Такое подразделение в разных организациях имеет различное название, например, служба ДОУ, канцелярия, общий отдел, секретариат и т. д.

Во-вторых, составление пакета документов по организации работы с документами, включая инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел и другие нормативные документы, регламентирующие процедуру принятия управленческих решений и документирование основной деятельности организации.

Для подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота рекомендуется использовать методический продукт «Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе «1С:Документооборот».

Продукт выпускается в двух версиях: для крупных организаций (версия КОРП), а также для компаний сектора малого и среднего бизнеса (версия ПРОФ).

Комплекты представляют собой готовый набор нормативных документов, привязанных к программе «1С:Документооборот».

Использование комплектов документов сокращает время подготовки к автоматизации и повышает ее эффективность.

Более подробная информация размещена на странице Учебная литература
Как налоговая служба узнает о наличии в компании электронных документов?
На основе заявления компании о намерении подключиться к системе электронного документооборота, оператор электронного документооборота формирует информационное сообщение, которое направляет в налоговый орган по месту постановки компании на учет.
Можно ли представить электронные документы в суд?
Да, можно. Согласно п 3. Ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ, «документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором».