Какие требования есть к СЭД для установки полноценной взаимосвязанной системы СЭД-электронный архив?

Система электронного документооборота обязательно должна поддерживать автоматическое обновление информации о подлинности электронных документов, обновлять их метаданные. Должна быть выстроенная инфраструктура для передачи электронных документов из оперативного хранилища в архивное в виде архивной единицы, которая включает сам документ и его метаданные.

СЭД должна соответствовать нормативным требованиям, в частности, обеспечивать установленный режим конфиденциальности информации, дифференцируя субъектов доступа к такой системе, ограничивать возможность распространения информации, содержащейся в системе, а также обеспечивать необходимый уровень защиты информации.

Система электронного документооборота должна поддерживать:

• импорт (прием), регистрацию, экспорт (отправку) ЭД, хранение, управление доступом,
• визуализацию, поиск, отчеты и анализ, поддержание деловых процессов,
• информационный аудит, систематизацию дел, экспертизу ценности, процедуры архивного хранения.

В СЭД должны применяться средства электронной подписи.
В СЭД должен обеспечиваться многокритериальный поиск документов и их совокупностей, в том числе поиск по значениям полей учетных форм классификационным признакам, тематическим рубрикам и текстовой информации.
В СЭД должно обеспечиваться формирование и представление (в том числе печать на бумажном носителе) сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему, и действиях с ними, а также других документов, создание которых предусмотрено правилами ведения делопроизводства и хранения документов.
В СЭД должна быть реализована возможность хранения:

• актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению;
• сведений (метаданных), связанных с передачей документов на хранение в электронном архиве;
• описей дел структурных подразделений.