Как обеспечивается юридическая сила документа, отправленного в электронный архив на долговременное хранение?

Механизмы обеспечения юридической силы электронных документов включают следующие процедуры:

• передача в электронный архив электронного документа вместе с его метаданными, УКЭП.
• проверка действительности УКЭП на момент подписания электронного документа при принятии на хранение с фиксацией результата проверки в метаданных;
• формирование метаданных электронного документа, включающих в том числе сведения об УКЭП и сертификате ключа проверки подписи, иные сведения, описывающие действия, совершенные с электронным документом в ходе его подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, идентификационные данные;
• обеспечение аутентичности электронного документа, УКЭП, метаданных во время долговременного хранения
• обеспечение надежного соответствия и принадлежности электронного документа его метаданным с возможностью проверки этого соответствия и принадлежности на всем периоде хранения документа путем подписания документа и его метаданных технологической электронной подписью.

Перед прекращением срока действия сертификата технологическая электронная подпись сформировывает метаданные о результате проверки текущей технологической электронной подписи, после чего документ должен быть подписан новой технологической электронной подписью. Образованная таким способом цепочка метаданных, обеспечивает аутентичность данных о проверке достоверности исходной УКЭП документа на момент его передачи на хранение.

Заверение документа УКЭП при выдаче его по запросу осуществляется после проверки цепочки метаданных и самого документа.
Такой подход позволяет существенным образом упростить процедуры хранения и обслуживания массивов данных, содержащихся в электронном документе, и сосредоточить внимание на управлении метаданными электронного документа, включая обеспечение их целостности.

В этом случае электронная подпись и иные атрибуты электронного документа проверяются при передаче его на долговременное хранение. При выдаче электронного документа из хранилища проверяется целостность файла электронного документа и его метаданных, проставляется УКЭП организации (хранилища) и необходимые реквизиты предоставляемого электронного документа.