Чем делопроизводство отличается от документооборота?

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»  дает следующие определения:

·         «делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

·         «документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». 

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» дают следующие определения: 

·         «делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти».

·         «документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки».

Важно помнить, что документооборот — это часть делопроизводства, включающая производство, оборот и учет деловых документов, и существующая в рамках общих правил ведения документации в организации.


В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, процессы  документооборота  могут состоять исключительно из делопроизводственных операций, т. к. напрямую связаны с работой над документами. 


Чем отличаются понятия "Документ" и "Официальный документ"?

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

·         «документ; документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»;

·         «официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

В общем случае можно сказать, что если на бумаге есть информация, которая значима для ведения дел организации (бизнеса), то бумага для организации является документом.

Если же на бумаге есть реквизиты, наличие которых обязательно согласно требованиям, установленным российским ГОСТом или условиями межгосударственного соглашения — это официальный документ.


В программе «1С:Документооборот» учет документов ведется в разделе «Файлы», а учет официальных документов (а также проектов документов, которые должны стать официальными) — в разделах «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы».

Обратите внимание:  файлы можно перемещать из папки файлов в карточку документа и обратно.


Для чего нужна автоматизация делопроизводства?

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) являются синонимами и обозначают «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами».

Таким образом, делопроизводство — это отдельная сфера управленческой деятельности, являющаяся «подсистемой» общей системы управления организацией. И как следствие эффективность системы управления зависит от организации делопроизводства.

Программный продукт «1С:Документооборот»  предназначен для автоматизации делопроизводства и функций, связанных с управленческой деятельностью компании и организацией взаимодействия сотрудников. Например, выдача поручений и контроль их исполнения, управление мероприятиями, управление проектами, учет рабочего времени и др.

Основные цели, которые достигаются за счет автоматизации делопроизводства и перевода документов из бумажного в электронный вид:

·         Защита от потери документов и несанкционированного доступа к ним. Все документы хранятся в электронном хранилище, к которому пользователи имеют определенный доступ только в рамках разрешенных прав на доступ, поэтому уничтожение файлов непосредственно в системе — невозможно. Для карточек и файлов документов после этапа  регистрации — запрещено изменение, что гарантирует сохранение содержимого этих данных в системе в неизменном виде.

·         Повышение исполнительской дисциплины за счет механизмов контроля исполнения поручений.

·         Быстрый поиск документов. В систему встроены механизмы полнотекстового поиска и поиска по реквизитам, поиск по штрихкоду. Также в системе есть возможность указывать место хранения бумажного экземпляра документа, что упрощает поиск не только документов в системе, но и поиск бумажного экземпляра.

·         Сокращение времени на подготовку документов внутри организации. Достигается за счет прохождения всех этапов обработки документов (с момента их создания или получения до отправки на хранение или уничтожение) в электронном виде по заранее настроенным маршрутам.

·         Повышение качества внутренней документации за счет использования готовых шаблонов.

·         Экономия ресурсов на печать документов (рабочее время, бумага и амортизация оборудования).


Задачи по оптимизации процессов (и задачи, которые сводятся к ним) не являются задачами автоматизации, но решение этих задач перед автоматизацией значительно облегчает процесс внедрения и усиливает эффект от автоматизации.

Важно понимать, что  достижение указанных целей возможно, при качественной подготовке процессов работы с документами к их автоматизации.

Кроме того, на эффективность внедрения влияет полнота автоматизируемых процессов: урезанный, неполный проект автоматизации не решит проблем клиента, которые заставили его обратиться к системе электронного документооборота.


Как подготовить организацию к внедрению сисемы электронного документооборота?

Внедрение системы электронного документооборота требует от организации предварительных организационных мероприятий. Необходимо предварительное построение системы документооборота организации — организация делопроизводства и регламентация деятельности организации. 

Во-первых, это организация подразделения, которое занимается делопроизводством в компании (если его еще нет). Такое подразделение в разных организациях имеет различное название, например служба ДОУ, канцелярия, общий отдел, секрета-
риат и т. д.

Во-вторых, составление пакета документов по организации работы с документами, включая инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел и другие нормативные документы, регламентирующие процедуру принятия управленческих решений и документирование основной деятельности организации.


Для подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота рекомендуется использовать методический продукт «Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе «1С:Документооборот».

Продукт выпускается в двух версиях — для крупных организаций
(версия КОРП), а также для компаний сектора малого и среднего бизнеса (версия ПРОФ).

Комплекты представляют собой готовый набор нормативных документов, привязанных к программе «1С:Документооборот». 


Для каких целей необходимо штрих-кодирование и как его можно использовать?

Штрихкодирование – это технология нанесения графической информации на поверхность, предоставляющая возможность считывания ее техническими средствами, последовательность черных и белых полос либо других фигур. На сегодняшний день, самым популярным штриховым кодом является EAN-13, представляющий собой одномерный тринадцатизначный код.

Штрихкодирование в «1С:Документооборот» используется для привязки конкретного документа к конкретному машиночитаемому номеру (штрихкоду). Это значит, что имея в руках документ со штрихкодом и сканер штрихкодов (возможен и ввод штрихкода вручную), поиск и открытие документа в «1С:Документооборот» займет около секунды.

В условиях больших объемов Вы можете, используя потоковый сканер (либо каталог с подготовленными скан-копиями документов), вводить в базу скан-копии документов затрачивая минимум усилий.

Вы можете распечатывать документы со сформированным и размещенным на листе штрихкодом прямо из «1С:Документооборот».

Подводя итог, можно сказать: штрихкодирование предназначено для сопоставления бумажного документа с документом в системе электронного документооборота, в понятной форме (как человеку, так и машине).

Штрихкодирование чаще всего используется для автоматизации поиска документов в системе.


В системе реализовано распознавание штрихкодов с помощью средств «1С:Документооборот» (в «1С:Документооборот» используется код EAN-13) или ABBYY Recognition Server (не входит в комплект поставки).