Новости

Статья в PC Week Review "Новый документооборот в “Связьстрое-4”: централизация и прозрачность"

Новый документооборот в “Связьстрое-4”: централизация и прозрачность
PC Week Review: Документооборот, апрель 2011
Автор: Алексей Воронин
22.04.2011
Ссылка на полный текст статьи: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=130945

Одна из аксиом публичности, которая имеет прямое отношение к бизнесу, — сначала компания работает на имя, а потом — имя на компанию. Бренд “1С” уже давно работает на своего владельца и еще одно тому подтверждение — проект внедрения “1С: Документооборот 8” в головном офисе строительного треста “Связьстрой-4” в г. Нижнем Новгороде.

“Мы осознавали риски нового продукта, еще не утвердившегося на рынке, — признался Егор Годнев, начальник отдела ИТ треста. — Но, зная опыт информационных систем производства компании “1С”, были уверены, что развитие продукта будет быстрым и удовлетворит наши потребности. И это подтверждается с каждым новым релизом”.

Конечно, известность производителя продукта на рынке была не единственным фактором в пользу данного решения. Существенным обстоятельством стала низкая цена решения (в 2—4 раза дешевле конкурентов, по оценке Егора Годнева). Можно предположить, что немаловажным фактором стало и то, что в тресте на момент принятия решения о внедрении системы электронного документооборота уже работали решения от “1С” (“1С:Предприятие” и “1С:Бухгалтерия”), так что интеграция нового приложения с другими информационными системами не должна была вызвать дополнительных сложностей , что и показала впоследствии практика. Тем не менее, как пояснил глава службы ИТ треста, предложения от других производителей были изучены, не устроили их цена и сложность обслуживания.

Сегодня трест “Связьстрой-4” — это группа предприятий, занимающихся проектированием, строительством и эксплуатацией различных средств современных телекоммуникаций. Сфера деятельности треста не ограничивается Нижегородским регионом — 14 “дочек” треста работают в 10 регионах Приволжского федерального округа, а кроме того имеются региональные представительства в Ростове-на-Дону, Краснодаре, Волгограде, Астрахани, Саратове, Уфе и Москве. Ежегодный объем проектных и строительно-монтажных работ составляет более 1 млрд. руб., общая численность коллектива — около 1200 сотрудников. Таким образом, заказчик проекта — крупная территориально распределенная структура, с протяженными путями хождения документов и большими потребностями в плане автоматизации документооборота. До внедрения решения “1С” учет входящей и исходящей корреспонденции осуществлялся посредством электронных таблиц, бумажных документов с “живыми” подписями и печатями. Исполнение по документам централизованно не контролировалось, контроль производился лишь внутри каждого подразделения. Сами документы в электронном виде хранились на локальных компьютерах и общем сетевом сервере. При общем объеме электронных документов (на момент начала проекта — 100 Гб) и достаточно высоких темпах прироста (порядка 20 Гб в год) сетевой ресурс все больше напоминал общую “помойку”, в которой трудно было найти нужный документ или шаблон, так что для подготовки новых договоров использовались зачастую старые шаблоны.

“Основными причинами реализации в тресте проекта автоматизации делопроизводства стали большие объемы внутренних и внешних документов, которые необходимо было систематизировать, привести в соответствие внутренним регламентам треста, — отметил Егор Годнев. — Теперь региональные представители компании по всей территорий России могут согласовывать договора, счета, служебные записки и прочие документы. И самое главное — отслеживать документы на любом этапе. Топ-менеджеры получили возможность четкого контроля внутренних документов, принятия оперативных решений в любой точке мира, где есть доступ в Интернет”.

Внедрение системы осуществлялось по проектной технологии. Предпроектное обследование было проведено в августе прошлого года, по его результатам был составлен отчет об обследовании и определены границы проекта — какие отделы будут затронуты, какие документы вовлечены в будущую систему документооборота. Затем были определены требования к СЭД (сентябрь-октябрь), составлено ТЗ и сформирована команда проекта. Поставка и установка ПО произведена в декабре, а доработка системы на месте и обучение пользователей — в январе нового, 2011 года. Запуск системы электронного документооборота в опытно-промышленную и затем — промышленную эксплуатацию состоялся в феврале текущего года.

Один из главных результатов реализации проекта — сквозной централизованный контроль прохождения документов по всей цепочке. По каждому виду документа прописаны жесткие маршруты движения и СЭД контролирует его прохождение. Сегодня доступ в систему оформлен у 130 сотрудников треста, одновременно в системе работают 25—35 пользователей. Ежедневный объем документооборота — порядка 100 документов, не считая входящей и исходящей корреспонденции. В системе обращаются заявки на оплату счетов, служебные записки, приказы, распоряжения, договора, информационно-справочные документы. При этом юридически значимые договора заключаются традиционно — на бумаге.

“Согласование заключаемых договоров осуществляется посредством системы документооборота. После подписания “живой” подписью данный факт фиксируется в системе, — подчеркнул Егор Годнев. — Регистрация заключенного договора в юридическом отделе также отображается в системе документооборота”.

Обычная проблема для такого рода проектов — психологическая неготовность персонала к работе в новых условиях, причем наиболее серьезно этот вопрос возникает на низовом уровне. Не обошлось без трудностей и в данном случае.

“Конечно для рядового пользователя сложности были, — подтвердил начальник отдела ИТ треста. — Но частное и неформальное общение, описание четких плюсов работы в новой системе для конкретного пользователя принесли свои плоды. Сегодня каждый сотрудник убедился в необходимости системы электронного документооборота в своей работе”.

Характерно, что исполнителя пусть и непростого, но и не самого сложного ИТ-проекта оказалось найти не так просто. В итоге исполнителем проекта внедрения СЭД в нижегородской компании стала московская фирма “1С-КПД”, причем и здесь сработал один из коренных законов рынка: хочешь узнать о качестве работы компании — спроси об этом ее клиента.

“К нашему сожалению, когда начинался проект, нижегородские франчайзи компании “1С” еще не обладали приемлемым для треста опытом внедрения системы, — рассказал Егор Годнев. — Фирму “1С-КПД” нашли после долгих поисков. Мы попросили контакты ее клиентов и получили от них хорошие отзывы. Теперь и мы готовы подтвердить профессионализм этой компании”.

Сегодня внедрение системы электронного документооборота — вполне рядовой проект, вряд ли кого-то можно им удивить. Тем не менее, каждый проект по-своему сложен и даже уникален. В каждом конкретном случае внедренцам приходится преодолевать “бумажный” менталитет сотрудников предприятия-заказчика, прививать новые стандарты работы и отчасти — мышления. Работа не заканчивается с внедрением основного функционала — освоение новых технологий приводит к тому, что у заказчика появляются новые потребности, он осознает эффективность использования ИТ на новых направлениях. Вот и в данном проекте предприятие уже строит планы по дальнейшему развитию проекта.

“Мы планируем наращивание функционала системы документооборота в контексте составных бизнес-процессов. Кроме того, возможно, будет осуществлена интеграция системы с другими информационными системами, — резюмировал Егор Годнев. — А если потребуются дополнительный функционал — мы знаем к кому обратиться”.

Поделиться ссылкой:

Другие Новости: